Archive des formations pour la catégorie «Non classé»
Copier rapidement une série
Lundi 21 février 2011
Copier rapidement une série (jours, dates, mois, trimestres, etc.) à l’aide de la poignée de recopie.
Définition d’une poignée de recopie :
- La poignée de recopie est le petit carré noir dans le coin inférieur droit de la cellule.
- Vous enfoncez le bouton de gauche de votre souris sur cette poignée de recopie et le curseur prendra la forme du signe + (comme ceci :
) Vous gardez toujours votre doigt enfoncé pour sélectionner les cellules où vous voulez incrémenter (augmenter) la série de données. - Vous pouvez recopier à l’horizontale ou à la verticale, tout dépend de la sélection que vous faites.
Fonctionnement
- Excel crée des listes, par exemple les jours, les mois, etc. Si votre logiciel est en anglais, vous devrez utiliser Monday, January…
- Excel comprend aussi que si vous écrivez Trim 1 et que vous recopiez, il augmentera les chiffres de la fin, donc Trim2 , Trim 3, etc. ; Pour Vente 1, il vous donnera Vente 2, Vente 3, etc.
- Excel incrémente les chiffres sans que vous ayiez à les définir. Si vous écrivez 1, 3, il vous donnera 5, 7, 9, etc.
- Vous pouvez aussi créer vos propres listes avec le nom de vos employés, des objets que vous vendez, etc. Nous verrons cette partie dans le prochain blogue.
Exemple de dates :
Vous voulez inscrire une série de dates excluant les samedis et les dimanches :
- Vous devez d’abord inscrire la première date dans la cellule
- Ensuite, cliquez et gardez votre doigt enfoncé sur le côté gauche de la souris sur la poignée de recopie
et sélectionnez les cellules suivantes. - Relâchez la souris, vous aurez ce résultat.
- Vous remarquerez que la copie n’est pas encore finie, la sélection des cellules est toujours en bleu. Vous devez dire à Excel comment vous voulez copier vos dates.
- Vous remarquerez aussi ce bouton à la droite de la sélection .
- Cliquez dessus pour ouvrir la liste des choix disponibles. Ceux-ci varient selon ce que vous copiez. Dans le cas d’une date, vous pouvez incrémenter les jours, les jours ouvrés (sans les samedis, ni les dimanches) les mois, les années.
Voici le résultat après avoir cliqué sur Incrémenter les mois
Voici le résultat après avoir cliqué sur Incrémenter les jours ouvrés. Vous pourriez aussi ajouter le jour correspondant, (voir blogue : http://www.helenemarchand.com/2010/02/01/excel-a-quel-jour-correspond-cette-date)
Voici le résultat après avoir cliqué sur Incrémenter les années
Exemple de jours
Inscrivez Lundi dans la première cellule et copiez les autres jours de la semaine
Inscrivez Lundi dans la première cellule et copiez les autres jours de la semaine, et choisissez jours ouvrés
Exemple de mois
Inscrivez Janvier dans la première cellule et copiez les autres mois de l’année.
Autres Exemples
Inscrivez Trimestre 1 dans la première cellule et copiez les autres trimestres.
Autres Exemples incrémentés par 4
Inscrivez 1 dans la première cellule et ensuite, 5 dans la deuxième. Sélectionnez la première et la deuxième cellule, et à l’aide de la poignée de recopie, copiez la série.
Je vous entends réfléchir à toutes les possibilités qui vous sont offertes, au temps que vous avez perdu à enregistrer vos dates une par une, et au temps que vous gagnerez maintenant.
C’est très utile pour faire un horaire, pour planifer un projet, une production, un budget, etc.
Vive les trucs qui nous font gagner du temps! Si vous en avez d’autres à nous faire partager, ils sont les bienvenus.
Bonne pratique
Hélène
Tags:poignée de recopie
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Fin des classes jusqu’en janvier 2011
Lundi 20 décembre 2010
Bonjour à tous,
Je remercie tous mes lecteurs. C’est un plaisir de transmettre mes trucs.
Je vous donne congé d’astuces jusqu’à la mi-janvier. Bonnes vacances à tous. Et prenez le temps de vous reposer, de fêter et de voir vos amis.
Santé et amour pour 2011.
Hélène
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PowerPoint -Comment enlever un thème
Lundi 20 décembre 2010
Question reçue par Madame Patricia Saussez, Belgique
Elle avait appliqué un thème à son PowerPoint et elle voulait l’enlever, alors elle me demandait s’il existait un bouton quelconque pour y arriver. Elle ne voulait plus de thème.
Sachez que PowerPoint utilise toujours un thème. Dès que vous ouvrez une nouvelle présentation, PowerPoint utilise le thème Office par défaut.
Voici l’icône représentant ce thème : 
. Si vous sélectionnez le thème Office, vos diapositives auront un fond blanc, sans arrière-plan, sans graphisme, comme à l’ouverture d’une nouvelle présentation. C’est le bouton qu’il faut utiliser pour enlever un thème. Vous le trouverez dans Création /thème. Passez votre curseur au-dessus des icônes pour voir le nom des thèmes.
Merci à Patricia Saussez pour sa question.
Hélène Marchand
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Word-Méthode de travail pour un long document.
Lundi 6 décembre 2010
Word-2003-2007-2010 Méthode de travail pour un long document.
Vous avez appris à utiliser les icônes de formatage tout au long de l’année avec mon blogue. Maintenant que vous êtes efficace, je vous suggère une méthode de travail, qui est la mienne. Elle vaut ce qu’elle vaut, mais elle permet d’éviter de recommencer 2 fois les mêmes étapes. J’ai un principe qui dit « c’est à toi les oreilles, fais à ta tête ». Donc c’est une simple suggestion.
Voici donc ma liste de contrôle :
J’utilise dès la première partie:
- Les styles pour identifier mes titres (Onglet Accueil / Style)
Trucs et Astuces pour définir un style :
CRTL+ATL+1 pour le titre 1, CRTL+ATL+2 pour le titre 2, etc.
- L’Explorateur de document (version 2003-2007) ou le volet de navigation (version 2010) pour voir mon plan de travail et me déplacer rapidement d’un point à l’autre. J’utiliserai le terme Explorateur tout au long du document pour éviter de répéter le nom pour chaque version. Pour toutes les versions, vous activez l’explorateur à partir du menu Afficher (2003) ou de l’onglet Afficher (2007et 2010)
Donc on est prêt à commencer.
Première partie : La création
Écrivez vos idées principales et secondaires
- Écrivez votre titre, et ensuite vos idées principales et secondaires, dans l’ordre ou dans le désordre, comme elles viennent, sans censurer.
- Structurez vos idées ;
- Donnez un style à vos idées (titre 1, 2 ou 3)
- Déplacez – ajoutez – supprimez des titres ou des sous-titres.
- L’explorateur vous montre le plan de votre travail. Les titres sont décalés vers la droite en fonction de leur rang.
Développez vos idées
- Vient maintenant l’étape du développement de vos idées. Parfois, nous avons plus d’inspiration pour certains sujets. L’explorateur vous aide à voir vos idées et à les développer à la bonne place. Cliquez sur celle que vous voulez travailler. Encore une fois, écrivez tout ce qui vous passe par la tête, sans aucune censure.
- Utilisez les puces, la numérotation et les retraits pour aligner votre texte
Remarque :
Oubliez le formatage, les paragraphes qui tombent sur 2 pages, l’espacement, etc. Vous êtes à l’étape de création de votre texte.
Relisez et travaillez votre texte
Là, c’est le temps de vous censurer.
- Écourtez vos phrases, enlevez ce qui n’est pas nécessaire.
- Pour déplacer du texte, sélectionnez-le et draguez-le à la bonne place, plutôt que de tout réécrire.
Vous êtes satisfait de votre texte, maintenant c’est le temps de corriger les fautes.
Deuxième partie
Vérifiez vos fautes
- De français (trait rouge) ;
- De grammaire et de typographie (trait vert et/ou bleu)
Trucs et Astuces :
Faites un clic à droite sur le mot souligné, Word vous propose des choix, cliquez à gauche sur la souris pour sélectionner celui qui vous convient.
Ajoutez des images ou des zones de texte
Modifiez le format de vos styles s’il ne correspond pas à vos besoins
- Police, taille et couleur
- Les interlignes entre les lignes
- L’enchaînement entre les paragraphes (interligne)
- La veuve et l’orphelin
Mise en page
Utilisez le saut de section pour changer de chapitre ou pour modifier un des choix suivants.
- Ajouter une page de présentation si nécessaire (faites un saut de section par la suite)
- Choix des marges
- Choix du format de papier (8.5 x 11 ou 8.5 x 14)
- Orientation (portrait ou paysage)
- Ajouter un pied de page et la numérotation
Fignolage et esthétique:
- Ajouter des cadres autour de certaines parties du texte pour les faire ressortir
- Appliquer une couleur de fond dans votre cadre
Troisième partie
Vous faites la troisième partie seulement quand le texte est parfait.
Faites vos coupures de mots
Modifiez – supprimez les numéros de page
- Enlever les numéros de page sur la page de présentation et sur les pages de la table des matières.
Faites votre Table des matières
- Remettre votre table des matières à jour chaque fois que vous faites des modifications.
Lecture finale
- Faites relire votre texte par quelqu’un pour être certain qu’il ne contient pas de coquilles. Sinon, attendez 3-4 jours et relisez votre texte. On a beau être précis et perfectionniste, il y a toujours quelque chose qu’on n’a pas vu !
Conclusion
- Vous êtes enfin prêt à imprimer votre texte ou à l’envoyer par courriel.
- L’avantage d’avoir utilisé les puces, les retraits et les styles, c’est que votre texte est parfait du point de vue formatage, donc toutes les personnes qui le recevront par courriel recevront un texte qui se tient.
- Par contre, si vous utilisez les espaces (barre d’espacement) pour vous aligner et les retours pour espacer vos paragraphes, votre texte aura l’air d’un brouillon peu importe le temps que vous aurez mis pour le faire.
- Si vous désirez envoyer votre texte sans que personne ne puisse le modifier, envoyez-le en format PDF. (Format inclus dans les versions 2007 et 2010)
Prenez l’habitude de travailler avec les styles et l’explorateur de document. Vos textes seront toujours bien structurés et vous ne pourrez plus vous en passer !
Voici un bref résumé :
◊Création du document
◊Relire et travailler le document
◊Vérifier les fautes
◊Ajouter des images, des zones de texte, etc.
◊Modifier les formats de vos styles
◊Police
◊Taille
◊Couleur
◊Interligne
◊Enchaînement de paragraphe
◊Mise en page
◊Page de présentation
◊Marge
◊Format de papier
◊Orientation du papier
◊En-tête, pied de page et numérotation
◊Fignolage et esthétique
◊Coupures de mots
◊Suppression des numéros de page
◊Table des matières
◊Lecture finale
◊Impression
Voici des liens qui pourraient vous aidez :
http://www.helenemarchand.com/2010/07/12/word-les-styles/
http://www.helenemarchand.com/2010/08/02/word-%e2%80%93-mode-plan/
http://www.helenemarchand.com/2010/02/15/word-aligner-vous-sans-la-barre-despacement/
http://www.helenemarchand.com/2010/01/25/word-creer-une-page-de-garde/
http://www.helenemarchand.com/2010/01/11/tiret-insecable-et-espace-insecable/
http://www.helenemarchand.com/2009/12/21/coupure-de-mot-avec-word/
http://www.helenemarchand.com/2010/08/23/word-table-des-matieres/
http://www.helenemarchand.com/2010/09/13/word-2007-les-corrections-automatiques/
Bon travail
Hélène Marchand
Tags:style, word long document
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La nouvelle façon de communiquer sans frais
Lundi 22 novembre 2010
La nouvelle façon de communiquer sans frais: Ordinateur à Ordinateur, Voix et Vidéo
Bonjour à tous
Cette semaine, je me permets de vous parler de deux technologies que j’utilise avec ma nièce Maïka, 9 ans, qui est en Allemagne pour 4 mois. Je vous précise que moi, je suis à Montréal, au Québec.
Nous voulions garder contact, alors j’ai décidé de travailler à distance avec elle. Elle compose des histoires à l’aide de Word. Je la vois, elle me voit aussi, j’ai accès à son écran d’ordinateur et avec sa permission, je peux même utiliser la souris pour lui montrer comment se servir de Word. C’est exactement comme si j’étais à côté d’elle, même si un océan nous sépare.
La technologie, vous dites! Dans le temps de mes parents qui ont 80 ans, le téléphone n’était même pas installé dans toutes les maisons parce qu’il n’y avait pas assez de ligne pour tout le monde, alors il y avait deux ou trois abonnés pour la même ligne! Quelle évolution, n’est-c e pas?!
Skype – Ordinateur à Ordinateur
J’utilise le service Skype, qui est un programme pour communiquer à distance entre 2 ordinateurs ou plus, sans frais. Oui, Oui, gratuit! . Ce programme me permet de parler et même, si je le veux, de voir mon interlocuteur avec une Web cam (±20$ cnd).
Il existe sûrement d’autres entreprises qui offrent le même service. À vous mes lecteurs de nous les faire connaître!
Avantages :
Pour tout le monde
- Facile à installer
- Si vous l’utilisez pour communiquer entre ordinateurs, c’est gratuit, donc très économique pour tout le monde. Il n’y a plus de frais de longue distance.
- Voir son ou ses interlocuteurs
Particulier
- Vous pouvez continuer à voir régulièrement vos connaissances même si elles habitent à l’extérieur.
- Certains de mes amis de Montréal dînent avec leurs parents qui soupent à Paris. Un ordinateur sur la table et un appel Vidéo avec Skype. Ils trinquent ensemble chacun de leur côté!
Milieu des affaires
- Diminution des frais de voyagement.
- Réduction de pertes de temps.
- Réunion sur demande peu importe l’endroit où vous êtes. Les suivis de projet se font alors plus régulièrement, donc moins d’erreur d’exécution.
- Vous voyez l’expression du visage de votre interlocuteur. Le téléphone ne vous permet pas ça.
- Skype offre aussi un service Ordinateur à Téléphone. Ces frais sont payants, mais à moindre coût que les appels interurbains téléphoniques réguliers.
Fonctionnement
- Il faut créer un compte Gmail en premier. (www.google.com –créer un compte – répondre aux questions.)
Avantages d’avoir un compte Gmail :
- Gratuit
- Utilisation de Skype
- Espace Web disponible pour vos documents et photos
- Agenda
- Courriel
- Installer Skype :
www.skype.com (Dans le moteur de recherche, tapez Skype gratuit, vous trouverez un site français.)
Cliquez sur le bouton Appels Vidéo, et téléchargez le programme. Suivez les instructions.
- Ensuite, Connectez-vous
- Ajoutez des nouveaux contacts
- Une fois qu’ils ont accepté de vous recevoir, vous pourrez communiquer avec eux si leur statut est connecté.
- Cliquez sur le contact à appeler et ensuite, sur Appeler ou Appel vidéo.
- Vous raccrochez en cliquant sur le téléphone rouge.
- À droite de votre écran, vous avez un bouton Visionner les vidéo d’aide. Les vidéos sont très bien faites.
GoToMeeting
GoToMeeting vous permet de voir l’un des écrans du présentateur ou des invités. C’est le présentateur qui décide de voir l’écran d’un des invités. Celui-ci doit accepter la demande du présentateur.
Vous pouvez aussi parler à travers ce service, mais vous ne voyez pas votre ou vos interlocuteurs.
Avantages :
- Possibilité de travailler sur un texte, une présentation, un plan, etc. à plusieurs personnes.
- Aucun frais pour le ou les invités.
- Site sécurisé.
- Le dépannage et la formation se font plus rapidement puisque les personnes ont le même écran devant les yeux; chaque ordinateur ayant des paramètres différents, c’est un gros atout.
- Possibilité d’utiliser la souris et le clavier de l’invité, s’il vous en donne la permission. Il peut en reprendre le contrôle quand il le veut. C’est sécuritaire.
- Vous pouvez planifier d’avance une demande de réunion.
Inconvénients :
- Frais annuels de ± 350$ us. pour la personne qui convoque les « meetings »; utilisation illimitée par la suite.
- Relié à la vitesse de votre ou vos invités. Il peut y avoir un petit délai quand vous tapez une information.
- Utilise la bande passante en aval et en amont de votre service Internet. Il existe des sites semblables, et plusieurs sont gratuits.
- Logiciel anglais seulement.
Fonctionnement :
- Une des personnes doit s’abonner à GoToMeeting : www.gotomeeting.com. Une icône s’affichera dans Outlook, et/ou sur votre bureau.
- L’abonné invite des participants. Si vous utilisez Outlook, vous cliquez sur une des 3 icones.
ou sinon, vous les invitez à l’aide du programme. - Un courriel est envoyé aux participants. Il contient un lien pour se brancher à la réunion.
- L’invité clique sur ce lien, donne son nom et son courriel et entre dans la réunion.
- L’invité voit l’écran de l’organisateur au départ.
- L’organisateur peut demander de voir l’écran d’un invité. Ce dernier doit accepter et devient le présentateur. Donc tout le monde voit son écran.
- L’organisateur a le contrôle de la souris et du clavier; les autres sont spectateurs. Par contre, il peut donner la permission à un invité d’utiliser la souris et le clavier. Mais l’organisateur peut enlever ce droit en tout temps.
Encore ici, il existe d’autres programmes qui font la même chose. À mes lecteurs de vous les présenter!
Oui, c’est vraiment fou la technologie! Cela peut faire peur, mais c’est tellement agréable à utiliser quand on en connaît l’existence et le fonctionnement. C’est dommage que la peur nous empêche de se lancer.
Quand Luc Gendron, de A.R.Y.A.N.E (www.aryane.com), m’a parlé de ses outils de travail pour mon entreprise, j’ai eu l’impression qu’il me parlait dans une autre langue! Mon cerveau s’est complètement fermé, mais il m’a offert son aide. Son adjointe, Nancy Vigneault, a fait une conférence GoToMeeting avec moi à l’aide de Skype et maintenant, c’est moi qui est en extase devant ces nouveaux programmes. Je me suis modernisée grâce à Nancy! Je la remercie encore.
Prenez le temps d’essayer. Les programmes comme Skype et GoToMeeting font des petits miracles. Parlez de ces nouvelles techniques de communication à vos connaissances, ils pourront vous dire lesquelles ils utilisent, et votre choix sera plus éclairé.
Ne vous laissez plus arrêter par les distances. Avec Internet, on est un à côté de l’autre peu importe où l’on demeure sur la planète!
Bonne semaine.
Hélène
Tags:communication ordi, Gotomeeting, skype
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