Archive des formations pour la catégorie «Non classé»

Transfert de données entre un logiciel tiers et Sage 50

Bonjour tout le monde,

Je viens de travailler avec Halima Lamtouab de l’association québécoise de la garde scolaire.  Elle travaille avec File Makers pour Mac  pour facturer les clients .   Ensuite, elle doit transférer les informations dans Sage 50 et tout balancer chaque mois pour être certaine que les données sont exactes.  Et j’ai beaucoup de clients qui sont pris avec le même problème.  Donc beaucoup d’entreprises doublent leur travail pour la facturation et pour les encaissements.  En travaillant avec Halima pour trouver une solution, nous avons trouvé une perle, la compagnie Skyfluent CRM solutions et le logiciel Swagman, SSI.  Je vous dis une perle d’entreprise. Je n’ai jamais référé une entreprise jusqu’à maintenant, mais cette entreprise m’a impressionnée par son professionnalisme, son écoute, l’efficacité de son technicien Dan et le prix du logiciel.

Cette entreprise est capable de transférer les données de n’importe quel logiciel et les transférer dans Sage 50.  Impossible de transférer 2 fois les mêmes données. Ils sont efficaces, à l’écoute de vos besoins, et très bien formés. J’ai été impressionnée par leur service.

Si le produit vous intéresse, voici leurs coordonnées:

SkyFluent CRM solutions,

Monsieur André Hudon,

Téléphone: 514-578-3463

www.skyfluent.com andre.hudon@skyfluent.com

Voilà votre solution

Hélène Marchand

Copier rapidement une série

Copier rapidement une série (jours, dates, mois, trimestres, etc.)  à l’aide de la poignée de recopie.

Définition d’une poignée de recopie :

poigne de recopie 1

  • La poignée de recopie est le petit carré noir dans le coin inférieur droit de la cellule.
  • Vous enfoncez le bouton de gauche de votre souris sur cette poignée de recopie et le  curseur prendra la forme du signe +  (comme ceci :poigne de recopie 2 ) Vous gardez toujours votre doigt enfoncé pour sélectionner les cellules où vous voulez incrémenter (augmenter) la série de données.            
  • Vous pouvez recopier à l’horizontale ou à la verticale, tout dépend de la sélection que vous faites.

Fonctionnement

  • Excel crée des listes, par exemple les jours, les mois, etc. Si votre logiciel est en anglais, vous devrez utiliser Monday, January…
  • Excel comprend aussi que si vous écrivez Trim 1 et que vous recopiez, il augmentera les chiffres de la fin, donc Trim2 , Trim 3, etc. ; Pour Vente 1, il vous donnera Vente 2, Vente 3, etc.
  • Excel incrémente les chiffres sans que vous ayiez à les définir. Si vous écrivez 1, 3, il vous donnera 5, 7, 9, etc.
  • Vous pouvez aussi créer vos propres listes avec le nom de vos employés, des objets que vous vendez, etc. Nous verrons cette partie dans le prochain blogue.

Exemple de dates :

Vous voulez inscrire une série de dates excluant les samedis et les dimanches :

  • Vous devez d’abord inscrire la première date dans la cellule Date Exemple 1
  • Ensuite, cliquez et gardez votre doigt enfoncé sur le côté gauche de la souris sur la poignée de recopie   Date Exemple 2         et sélectionnez les cellules suivantes.
  • Relâchez la souris, vous aurez ce résultat.

helene2

  •  Vous remarquerez que la copie n’est pas encore finie, la sélection des cellules est toujours en bleu. Vous devez dire à Excel comment vous voulez copier vos dates.
  • Vous remarquerez aussi ce bouton à la droite de la sélection .boite de choix de recopie
  • Cliquez dessus pour ouvrir la liste des choix disponibles.  Ceux-ci varient selon ce que vous copiez.  Dans le cas d’une date, vous pouvez incrémenter les jours, les jours ouvrés (sans les samedis, ni les dimanches) les mois, les années.

 Liste déroulante_choix date

 Incrémenter par mois

 Voici le résultat après avoir cliqué sur Incrémenter les mois 

 Résultat 1 recopie mois

Voici le résultat après avoir cliqué sur Incrémenter les jours ouvrés.  Vous pourriez aussi ajouter le jour correspondant, (voir blogue : http://www.helenemarchand.com/2010/02/01/excel-a-quel-jour-correspond-cette-date)

 résultat incrémenter jour

Voici le résultat après avoir cliqué sur Incrémenter les années

 Résultat 1 recopie année

Exemple de jours

Inscrivez Lundi dans la première cellule et copiez les autres jours de la semaine

 Liste choix JoursOuvrés

Inscrivez Lundi dans la première cellule et copiez les autres jours de la semaine, et choisissez jours ouvrés

 Résultat jours ouvrés à la verticale

Exemple de mois

Inscrivez Janvier dans la première cellule et copiez les autres mois de l’année.

 liste choix mois

Autres Exemples

Inscrivez Trimestre 1 dans la première cellule et copiez les autres trimestres.

 Choix trimestre

 

Autres Exemples incrémentés par 4

Inscrivez 1 dans la première cellule et ensuite, 5 dans la deuxième. Sélectionnez la première et la deuxième cellule, et à l’aide de la poignée de recopie, copiez la série.

 Incrément de 4

 Résultat incrément de 4

Je vous entends réfléchir à toutes les possibilités qui vous sont offertes, au temps que vous avez perdu à enregistrer vos dates une par une, et au temps que vous gagnerez maintenant.

C’est très utile pour faire un horaire, pour planifer un projet, une production, un budget, etc. 

Vive les trucs qui nous font gagner du temps!  Si vous en avez d’autres à nous faire partager, ils sont les bienvenus.

Bonne pratique

Hélène

Fin des classes jusqu’en janvier 2011

Bonjour à tous,

Je remercie tous mes lecteurs.  C’est un plaisir de transmettre mes trucs.

Je vous donne congé d’astuces jusqu’à la mi-janvier.  Bonnes vacances à tous.  Et prenez le temps de vous reposer, de fêter et de voir vos amis.

Santé et amour pour 2011.

Hélène

PowerPoint -Comment enlever un thème

Question reçue par Madame Patricia Saussez, Belgique

Elle avait appliqué un thème à son PowerPoint et elle voulait l’enlever, alors elle me demandait s’il existait un bouton quelconque pour y arriver.  Elle ne voulait plus de thème.

 Sachez que PowerPoint utilise toujours un thème.  Dès que vous ouvrez une nouvelle présentation, PowerPoint utilise le thème Office par défaut.

Voici l’icône représentant ce thème : pp.blogue 52 icone Prédéfini Office .  Si vous sélectionnez le thème Office, vos diapositives auront un fond blanc, sans arrière-plan, sans graphisme, comme à l’ouverture d’une nouvelle présentation. C’est le bouton qu’il faut utiliser pour enlever un thème.  Vous le trouverez dans Création /thème. Passez votre curseur au-dessus des icônes pour voir le nom des thèmes.

 Merci à Patricia Saussez pour sa question.

 Hélène Marchand

Word-Méthode de travail pour un long document.

Word-2003-2007-2010 Méthode de travail pour un long document.

Vous avez appris à utiliser les icônes de formatage tout au long de l’année avec mon blogue.  Maintenant que vous êtes efficace, je vous suggère une méthode de travail, qui est la mienne. Elle vaut ce qu’elle vaut, mais elle permet d’éviter de recommencer 2 fois les mêmes étapes.  J’ai un principe qui dit « c’est à toi les oreilles, fais à ta tête ». Donc c’est une simple suggestion.

Voici donc ma liste de contrôle :

J’utilise dès la première partie:

  • Les styles pour identifier mes titres (Onglet Accueil / Style)

Trucs et Astuces pour définir un style :
CRTL+ATL+1 pour le titre 1, CRTL+ATL+2 pour le titre 2, etc.

  • L’Explorateur de document (version 2003-2007) ou le volet de navigation (version 2010) pour voir mon plan de travail et me déplacer rapidement d’un point à l’autre. J’utiliserai le terme Explorateur tout au long du document pour éviter de répéter le nom pour chaque version. Pour toutes les versions, vous activez l’explorateur à partir du menu Afficher (2003) ou de l’onglet Afficher (2007et 2010)

Donc on est prêt à commencer.

Première partie : La création

Écrivez vos idées principales et secondaires

  • Écrivez votre titre, et ensuite vos idées principales et secondaires, dans l’ordre ou dans le désordre, comme elles viennent, sans censurer.
  • Structurez vos idées ;
    • Donnez un style à vos idées (titre 1, 2 ou 3)
    • Déplacez – ajoutez – supprimez des titres ou des sous-titres. 
    • L’explorateur vous montre le plan de votre travail. Les titres sont décalés vers la droite en fonction de leur rang.

Développez vos idées 

  • Vient maintenant l’étape du développement de vos idées. Parfois, nous avons plus d’inspiration pour certains sujets.  L’explorateur vous aide à voir vos idées et à les développer à la bonne place. Cliquez sur celle que vous voulez travailler. Encore une fois, écrivez tout ce qui vous passe par la tête, sans aucune censure.
  • Utilisez les puces, la numérotation et les retraits pour aligner votre texte puces-retrait

Remarque :
Oubliez le formatage, les paragraphes qui tombent sur 2 pages, l’espacement, etc.  Vous êtes à l’étape de création de votre texte. 

Relisez et travaillez votre texte

Là, c’est le temps de vous censurer. 

  • Écourtez vos phrases, enlevez ce qui n’est pas nécessaire.
  • Pour déplacer du texte, sélectionnez-le et draguez-le à la bonne place, plutôt que de tout réécrire.

Vous êtes satisfait de votre texte, maintenant c’est le temps de corriger les fautes.

Deuxième partie 

Vérifiez vos fautes 

  • De français (trait rouge) ;
  • De grammaire et de typographie (trait vert et/ou bleu)

Trucs et Astuces :
Faites un clic à droite sur le mot souligné, Word vous propose des choix, cliquez à gauche sur la souris pour sélectionner celui qui vous convient.

Ajoutez des images ou des zones de texte

Modifiez le format de vos styles s’il ne correspond pas à vos besoins

  • Police, taille et couleur
  • Les interlignes entre les lignes
  • L’enchaînement entre les paragraphes (interligne)
  • La veuve et l’orphelin

Mise en page

Utilisez le saut de section pour changer de chapitre ou pour modifier un des choix suivants.

  • Ajouter une page de présentation si nécessaire (faites un saut de section par la suite)
  • Choix des marges
  • Choix du format de papier (8.5 x 11 ou 8.5 x 14)
  • Orientation (portrait ou paysage)
  • Ajouter un pied de page et la numérotation

Fignolage et esthétique:

  • Ajouter des cadres autour de certaines parties du texte pour les faire ressortir
  • Appliquer une couleur de fond dans votre cadre

Troisième partie 

Vous faites la troisième partie seulement quand le texte est parfait.

Faites vos coupures de mots

Modifiez – supprimez les numéros de page

  • Enlever les numéros de page sur la page de présentation et sur les pages de la table des matières.

Faites votre Table des matières

  • Remettre votre table des matières à jour chaque fois que vous faites des modifications.

Lecture finale

  • Faites relire votre texte par quelqu’un pour être certain qu’il ne contient pas de coquilles. Sinon, attendez 3-4 jours et relisez votre texte. On a beau être précis et perfectionniste, il y a toujours quelque chose qu’on n’a pas vu ! 

Conclusion

  • Vous êtes enfin prêt à imprimer votre texte ou à l’envoyer par courriel. 
  • L’avantage d’avoir utilisé les puces, les retraits et les styles, c’est que votre texte est parfait du point de vue formatage, donc toutes les personnes qui le recevront par courriel recevront un texte qui se tient. 
  • Par contre, si vous utilisez les espaces (barre d’espacement) pour vous aligner et les retours pour espacer vos paragraphes, votre texte aura l’air d’un brouillon peu importe le temps que vous aurez mis pour le faire.
  • Si vous désirez envoyer votre texte sans que personne ne puisse le modifier, envoyez-le en format PDF. (Format inclus dans les versions 2007 et 2010)

Prenez l’habitude de travailler avec les styles et l’explorateur de document. Vos textes seront toujours bien structurés et vous ne pourrez plus vous en passer !

Voici un bref résumé :

◊Création du document

◊Relire et travailler le document

◊Vérifier les fautes

◊Ajouter des images, des zones de texte, etc.

◊Modifier les formats de vos styles

◊Police

◊Taille

◊Couleur

◊Interligne

◊Enchaînement de paragraphe

◊Mise en page

◊Page de présentation

◊Marge

◊Format de papier

◊Orientation du papier

◊En-tête, pied de page et numérotation

◊Fignolage et esthétique

◊Coupures de mots

◊Suppression des numéros de page

◊Table des matières

◊Lecture finale

◊Impression

 Voici des liens qui pourraient vous aidez :

http://www.helenemarchand.com/2010/07/12/word-les-styles/

http://www.helenemarchand.com/2010/08/02/word-%e2%80%93-mode-plan/

http://www.helenemarchand.com/2010/04/12/word-2007-comment-garder-solidaires-un-titre-et-un-paragraphe/

http://www.helenemarchand.com/2010/02/15/word-aligner-vous-sans-la-barre-despacement/

http://www.helenemarchand.com/2010/01/25/word-creer-une-page-de-garde/

http://www.helenemarchand.com/2010/01/11/tiret-insecable-et-espace-insecable/

http://www.helenemarchand.com/2009/12/21/coupure-de-mot-avec-word/

http://www.helenemarchand.com/2010/08/23/word-table-des-matieres/

http://www.helenemarchand.com/2010/05/17/word-2007-difference-entre-un-saut-de-page-et-un-saut-de-section/

http://www.helenemarchand.com/2010/09/13/word-2007-les-corrections-automatiques/

Bon travail

Hélène Marchand


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