Archive des formations pour la catégorie «Outlook»

Outlook- Les gens se plaignent que vous ne recevez pas leur courrier?

Je connais au moins 2 raisons pour lesquelles vous ne recevez pas de courriels.

Votre boîte de courrier a atteint son maximum,  donc il n’y a plus aucun courriel qui entre.  Le facteur fait la grève!  Nettoyez votre boîte de courriel au plus vite :

  • archivez vos données,
  • supprimez les courriers contenant des Powerpoint inutiles,
  • enregistrez les fichiers joints dans votre ordinateur et ensuite, supprimez-les. ( réf.: infolettre du 5 avril 2010, outils /nettoyer votre boîte aux lettres)

Ou encore, appelez l’administrateur de vos courriels (par exemple Videotron, Bell, etc.) et augmentez  la capacité de mémoire de votre boîte de réception.

Vous recevez tous les autres courriels, sauf celui de Monsieur X

Allez voir dans vos courriers indésirables, peut-être allez-vous les retrouver. 

Les courriels jugés dangereux par Outlook sont placés dans les courriers indésirables.  Un premier courriel envoyé accompagné d’un énorme fichier joint se retrouve souvent dans les indésirables.  Et comme le premier se rend dans les indésirables, les courriels suivants provenant de la même adresse vont prendre le même chemin.

Vous devez dire à Outlook que cette adresse courriel est sécuritaire. 

Procédure

Dans le menu Action, cliquez sur Courrier indésirable, et ensuite sur Ajouter l’expéditeur à la liste des expéditeurs approuvés.

 Courrier indésirable

Outlook déplace alors tous les courriels de cette personne dans vos courriers reçus.

Bonne semaine

Hélène

Outlook 2007 –Comment répondre à une invitation de réunion

Nous avons vu dans le blogue de la semaine passée comment envoyer une demande de réunion. Maintenant, voyons comment y répondre.

Suivi du message reçu par le participant

Message reçu dans la Boîte de réception

 Boite de réception_avis de convocation de réunion

L’icône représentant un calendrier indique une demande de réunion.

Ouverture du courriel

 Menu a ouverture du courriel

Lors de l’ouverture du courriel, vous devrez faire un choix pour répondre à votre interlocuteur:

Voici vos principaux choix de réponse :

icone accepterAccepter    Acceptez une réunion.  Celle-ci bloque votre plage horaire et vous recevez les mises à jour de l’organisateur. L’état du créneau horaire est Occupé(e) par défaut.

icone XRefuser    Refusez une réunion à laquelle vous ne pouvez pas participer. Si vous refusez une réunion, Outlook supprime l’élément de votre calendrier,  mais ne vous coupe pas de la réunion : vous recevez toujours les mises à jour si l’organisateur en apporte et vous pouvez y répondre. (Si vous voulez vraiment sortir d’une réunion, vous pouvez demander à l’organisateur de supprimer votre nom de la liste des participants.)

icone Poing interrogationProvisoire    Utilisez cette option si vous n’êtes pas certain de pouvoir vous y rendre. La réunion est planifiée dans votre calendrier et l’état du créneau horaire correspondant s’affiche aux autres avec la valeur Provisoire.

icone Proposition Nouvelle horaireProposer un nouvel horaire L’organisateur reçoit votre demande… mais comme pour tout ce qui concerne la réunion, c’est lui qui prend la décision finale sur la nouvelle heure de la réunion.

 Une fois que vous avez répondu, Outlook vous demande si vous voulez envoyer la réponse à l’organisateur.

 confirmation de la réponse

Modifier la réponse avant de l’envoyer    Utilisez cette option si vous voulez inclure un message à votre réponse. Lorsque vous répondez à un message, vous pouvez envoyer une note personnelle à l’organisateur.

Envoyer une réponse maintenant    La réponse à la demande de réunion est envoyée vers la boîte de réception de l’organisateur et l’entrée de réunion est mise à jour dans le calendrier.

Ne pas envoyer de réponse    La réunion est ajoutée à votre calendrier, mais l’organisateur de la réunion ne verra pas vos intentions. Faites attention, vous ne recevrez pas non plus les mises à jour apportées à la demande de réunion.

 Selon votre réponse, Outlook inscrit la réunion dans votre calendrier.


Exemple de calendrier contenant une réunion

 exemple calendrier avec demande de réunion

Si vous double-cliquez sur le rendez-vous, vous aurez ces informations.

 exemple info si on ouvre le calendrier


Voici le message que votre interlocuteur reçoit.

  message de interlocuteur

Vous pouvez maintenant envoyer ou répondre efficacement à une demande de réunion avec Outlook.  Je suis fière de vous!

Je m’adresse à mes lecteurs réguliers, ne lâchez pas, avec le blogue et les trucs et astuces d’Hélène, vous aurez le temps de respirer et les compagnies vous rechercheront pour travailler pour eux, car vous serez efficace!

Bonne semaine

Hélène

Outlook 2007 -Inviter des participants à une réunion (1ère partie)

Convoquez des participants à une réunion avec Outlook. Vous serez certain de rejoindre tout le monde sans perdre votre temps à parler à des boîtes vocales!

Le participant vous répond et la réunion s’inscrit automatiquement dans son calendrier.  S’il la supprime, vous en serez informé.

Si vous modifiez une donnée, par exemple l’emplacement de la réunion, Outlook garde en mémoire votre liste de participants, et tout le monde aura l’information. Vous serez certain de ne pas oublier personne.

Vos réunions doivent avoir lieu pour les 3 prochaines semaines le mardi? Utilisez la périodicité.

Vous voulez être efficace au maximum, créez-vous une liste de distribution par comité et utilisez-la lors de votre convocation.

Procédure pour envoyer une demande de réunion

Icône Calendrier

Icône nouvel évènement

Icône Inviter des participants

Avertissement conflit horaire

 Information à remplir

 Remplissez les informations. Pour le A: créez et utilisez une liste de distribution.

Contrôler les réponses:

  • Demander une réponse ;
  • Permettre de nouvelles propositions d’horaires.  Si vous avez un groupe avec plusieurs participants, évitez de cocher cette option.

 Demander une réponse


Le suivi d’une réunion pour l’organisateur

Exemple de réponse d’un participant

Suivi_réunion 

Exemple de confirmation des participants

réponse des participants 


Cliquez sur l’icône planification pour enlever ou ajouter des participants. Vous spécifiez par un crochet les participants qui recevront les informations lors des modifications.

 Icône Planification

Apporter des modifications à une réunion et envoyer une mise à jour

Envoyer la mise à jour d'une réunionL’organisateur peut modifier sa demande de réunion en double-cliquant dans le rendez-vous.  Ensuite, il peut apporter les corrections et envoyer une mise à jour avec le bouton à cet effet. Outlook vous demandera de confirmer à qui vous voulez envoyer votre mise à jour.

confirmation_modification

Note:
Celui qui envoie le premier courriel demandant une réunion est l’organisateur.  Une fois que vous êtes organisateur d’une réunion, vous le demeurez.
Un participant qui refuse une réunion reste quand même dans la liste des participants.

La semaine prochaine, le blogue expliquera comment répondre à une demande de réunion.
Bonne semaine
Hélène

Outlook- Enlever ou modifier les signaux de réception de courriels

Vous recevez plusieurs courriels et à chaque fois, vous arrêtez de travailler pour aller voir qui vous envoie un nouveau message? Eh bien pour chaque courriel reçu, vous perdez 5 minutes: 1 pour le lire, 4 pour vous concentrer sur ce que vous faisiez.  Pour ne pas perdre de temps, il est préférable d’aller voir vos messages 2-3 fois par jour ou selon vos besoins.  Déconnectez les cloches et les avis pour ne pas vous faire déconcentrer. 

Procédure

  1. Menu Outils
  2. Option
    Outlook_option_réception courriels _1 
  3. Onglet Préférences / Options de la messagerie
    Outlook_option_réception courriels_2
  4.  Options avancées de la messagerie
    Outlook_option_réception courriels_3
  5. Décochez ce qui se trouve dans la boite « À la réception de nouveaux éléments dans ma boîte de réception » et surtout, « Afficher une alerte Nouveau message sur le bureau (boîte de réception par défaut uniquement) « . Cette alerte vous sort de votre travail et s’affiche sur votre écran.
  6. Dites-vous que tous les signes qui vous annoncent un nouveau courriel viennent vous déconcentrer.
  7. Enlevez-les
    Outlook_option_réception courriels_4
  8. Si vous cochez « Afficher l’icône d’une enveloppe dans la zone de notification » (en bas à droite de votre écran), vous pourrez modifier le temps d’apparition du message et sa transparence.Outlook_option_réception courriels_5

Ne soyez plus dépendant de vos messages, bonne semaine à tous!

Outlook 2007 – Utilisation du CCI

Vous voulez envoyer un courriel à plusieurs personnes à l’aide d’une liste de distribution, mais vous ne voulez pas que les noms et les adresses de ces personnes apparaissent, servez-vous du CCI.

Courriel envoyé par la méthode régulière avec une liste de distribution

 courriel_liste distribution

 Courriel reçu par le destinataire

 courriel_recu par le destinataire

Nous voyons les noms de tous les gens sur la liste.

Courriel envoyé par CCI:

Procédez comme suit lors de l’envoi de votre message :

Coupez – collez votre liste de  « À:  »  à  « CCI: « . Assurez-vous que la ligne « À: » soit vide. 

 exemple de courriel envoyé en cci

Voici ce que les gens verront

 réception par le destinataire

De: nom de l’expéditeur

À: nom de l’expéditeur

Et personne ne sait qui a reçu ce courriel!

Bonne semaine !

Hélène


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