Archive des formations pour la catégorie «Outlook»
Outlook- Les gens se plaignent que vous ne recevez pas leur courrier?
lundi 21 juin 2010
Je connais au moins 2 raisons pour lesquelles vous ne recevez pas de courriels.
Votre boîte de courrier a atteint son maximum, donc il n’y a plus aucun courriel qui entre. Le facteur fait la grève! Nettoyez votre boîte de courriel au plus vite :
- archivez vos données,
- supprimez les courriers contenant des Powerpoint inutiles,
- enregistrez les fichiers joints dans votre ordinateur et ensuite, supprimez-les. ( réf.: infolettre du 5 avril 2010, outils /nettoyer votre boîte aux lettres)
Ou encore, appelez l’administrateur de vos courriels (par exemple Videotron, Bell, etc.) et augmentez la capacité de mémoire de votre boîte de réception.
Vous recevez tous les autres courriels, sauf celui de Monsieur X
Allez voir dans vos courriers indésirables, peut-être allez-vous les retrouver.
Les courriels jugés dangereux par Outlook sont placés dans les courriers indésirables. Un premier courriel envoyé accompagné d’un énorme fichier joint se retrouve souvent dans les indésirables. Et comme le premier se rend dans les indésirables, les courriels suivants provenant de la même adresse vont prendre le même chemin.
Vous devez dire à Outlook que cette adresse courriel est sécuritaire.
Procédure
Dans le menu Action, cliquez sur Courrier indésirable, et ensuite sur Ajouter l’expéditeur à la liste des expéditeurs approuvés.
Outlook déplace alors tous les courriels de cette personne dans vos courriers reçus.
Bonne semaine
Hélène
Tags:courrier indésirable, le courrie n'entre pas
Publié dans Outlook | Aucun commentaire »
Outlook 2007 –Comment répondre à une invitation de réunion
lundi 14 juin 2010
Nous avons vu dans le blogue de la semaine passée comment envoyer une demande de réunion. Maintenant, voyons comment y répondre.
Suivi du message reçu par le participant
Message reçu dans la Boîte de réception
L’icône représentant un calendrier indique une demande de réunion.
Ouverture du courriel
Lors de l’ouverture du courriel, vous devrez faire un choix pour répondre à votre interlocuteur:
Voici vos principaux choix de réponse :
Accepter Acceptez une réunion. Celle-ci bloque votre plage horaire et vous recevez les mises à jour de l’organisateur. L’état du créneau horaire est Occupé(e) par défaut.
Refuser Refusez une réunion à laquelle vous ne pouvez pas participer. Si vous refusez une réunion, Outlook supprime l’élément de votre calendrier, mais ne vous coupe pas de la réunion : vous recevez toujours les mises à jour si l’organisateur en apporte et vous pouvez y répondre. (Si vous voulez vraiment sortir d’une réunion, vous pouvez demander à l’organisateur de supprimer votre nom de la liste des participants.)
Provisoire Utilisez cette option si vous n’êtes pas certain de pouvoir vous y rendre. La réunion est planifiée dans votre calendrier et l’état du créneau horaire correspondant s’affiche aux autres avec la valeur Provisoire.
Proposer un nouvel horaire L’organisateur reçoit votre demande… mais comme pour tout ce qui concerne la réunion, c’est lui qui prend la décision finale sur la nouvelle heure de la réunion.
Une fois que vous avez répondu, Outlook vous demande si vous voulez envoyer la réponse à l’organisateur.
Modifier la réponse avant de l’envoyer Utilisez cette option si vous voulez inclure un message à votre réponse. Lorsque vous répondez à un message, vous pouvez envoyer une note personnelle à l’organisateur.
Envoyer une réponse maintenant La réponse à la demande de réunion est envoyée vers la boîte de réception de l’organisateur et l’entrée de réunion est mise à jour dans le calendrier.
Ne pas envoyer de réponse La réunion est ajoutée à votre calendrier, mais l’organisateur de la réunion ne verra pas vos intentions. Faites attention, vous ne recevrez pas non plus les mises à jour apportées à la demande de réunion.
Selon votre réponse, Outlook inscrit la réunion dans votre calendrier.
Exemple de calendrier contenant une réunion
Si vous double-cliquez sur le rendez-vous, vous aurez ces informations.
Voici le message que votre interlocuteur reçoit.
Vous pouvez maintenant envoyer ou répondre efficacement à une demande de réunion avec Outlook. Je suis fière de vous!
Je m’adresse à mes lecteurs réguliers, ne lâchez pas, avec le blogue et les trucs et astuces d’Hélène, vous aurez le temps de respirer et les compagnies vous rechercheront pour travailler pour eux, car vous serez efficace!
Bonne semaine
Hélène
Tags:Accepter une réunion, Répondre à une réunion
Publié dans Outlook | Aucun commentaire »
Outlook 2007 -Inviter des participants à une réunion (1ère partie)
lundi 7 juin 2010
Convoquez des participants à une réunion avec Outlook. Vous serez certain de rejoindre tout le monde sans perdre votre temps à parler à des boîtes vocales!
Le participant vous répond et la réunion s’inscrit automatiquement dans son calendrier. S’il la supprime, vous en serez informé.
Si vous modifiez une donnée, par exemple l’emplacement de la réunion, Outlook garde en mémoire votre liste de participants, et tout le monde aura l’information. Vous serez certain de ne pas oublier personne.
Vos réunions doivent avoir lieu pour les 3 prochaines semaines le mardi? Utilisez la périodicité.
Vous voulez être efficace au maximum, créez-vous une liste de distribution par comité et utilisez-la lors de votre convocation.
Procédure pour envoyer une demande de réunion
Remplissez les informations. Pour le A: créez et utilisez une liste de distribution.
Contrôler les réponses:
- Demander une réponse ;
- Permettre de nouvelles propositions d’horaires. Si vous avez un groupe avec plusieurs participants, évitez de cocher cette option.
Le suivi d’une réunion pour l’organisateur
Exemple de réponse d’un participant
Exemple de confirmation des participants
Cliquez sur l’icône planification pour enlever ou ajouter des participants. Vous spécifiez par un crochet les participants qui recevront les informations lors des modifications.
Apporter des modifications à une réunion et envoyer une mise à jour
L’organisateur peut modifier sa demande de réunion en double-cliquant dans le rendez-vous. Ensuite, il peut apporter les corrections et envoyer une mise à jour avec le bouton à cet effet. Outlook vous demandera de confirmer à qui vous voulez envoyer votre mise à jour.
Note:
Celui qui envoie le premier courriel demandant une réunion est l’organisateur. Une fois que vous êtes organisateur d’une réunion, vous le demeurez.
Un participant qui refuse une réunion reste quand même dans la liste des participants.
La semaine prochaine, le blogue expliquera comment répondre à une demande de réunion.
Bonne semaine
Hélène
Tags:demande de réunion, Réunion avec Outlook
Publié dans Outlook | Aucun commentaire »
Outlook- Enlever ou modifier les signaux de réception de courriels
lundi 10 mai 2010
Vous recevez plusieurs courriels et à chaque fois, vous arrêtez de travailler pour aller voir qui vous envoie un nouveau message? Eh bien pour chaque courriel reçu, vous perdez 5 minutes: 1 pour le lire, 4 pour vous concentrer sur ce que vous faisiez. Pour ne pas perdre de temps, il est préférable d’aller voir vos messages 2-3 fois par jour ou selon vos besoins. Déconnectez les cloches et les avis pour ne pas vous faire déconcentrer.
Procédure
- Menu Outils
- Option
- Onglet Préférences / Options de la messagerie
- Options avancées de la messagerie
- Décochez ce qui se trouve dans la boite « À la réception de nouveaux éléments dans ma boîte de réception » et surtout, « Afficher une alerte Nouveau message sur le bureau (boîte de réception par défaut uniquement) « . Cette alerte vous sort de votre travail et s’affiche sur votre écran.
- Dites-vous que tous les signes qui vous annoncent un nouveau courriel viennent vous déconcentrer.
- Enlevez-les
- Si vous cochez « Afficher l’icône d’une enveloppe dans la zone de notification » (en bas à droite de votre écran), vous pourrez modifier le temps d’apparition du message et sa transparence.
Ne soyez plus dépendant de vos messages, bonne semaine à tous!
Tags:option de messagerie
Publié dans Outlook | Aucun commentaire »
Outlook 2007 – Utilisation du CCI
lundi 26 avril 2010
Vous voulez envoyer un courriel à plusieurs personnes à l’aide d’une liste de distribution, mais vous ne voulez pas que les noms et les adresses de ces personnes apparaissent, servez-vous du CCI.
Courriel envoyé par la méthode régulière avec une liste de distribution
Courriel reçu par le destinataire
Nous voyons les noms de tous les gens sur la liste.
Courriel envoyé par CCI:
Procédez comme suit lors de l’envoi de votre message :
Coupez – collez votre liste de « À: » à « CCI: « . Assurez-vous que la ligne « À: » soit vide.
Voici ce que les gens verront
De: nom de l’expéditeur
À: nom de l’expéditeur
Et personne ne sait qui a reçu ce courriel!
Bonne semaine !
Hélène
Tags:cci, courriel; ne pas voir les destinatairres, ne pas voir les destinataire dans un courriel
Publié dans Outlook | 3 commentaires »