Archive des formations pour la catégorie «Word»
Word 2007- Les corrections automatiques
Lundi 13 septembre 2010
Est-ce que cela vous arrive de taper du texte et que Word le modifie automatiquement?
Ou encore, que vous demandiez de mettre un mot en caractère gras et que Word modifie d’autres caractères sans que vous le lui ayez demandé? C’est ce qu’on appelle les corrections automatiques.
Avantages:
Word corrige, entre autres:
- La majuscule de la première lettre après un point.
- Un mot mal orthographié que vous avez placé dans la liste des mots à corriger automatiquement. Par exemple, le mot anticonstitutionnellement ou un mot aussi long ou compliqué à écrire.
- Le remplacement des “ “ en guillemets français « »
- La modification des fractions 1/2 en ½
- Les erreurs de touche Majuscule verrouille. C’est-à-dire lorsque vous tapez et que toutes les lettres sont en majuscules. Word convertira votre texte comme suit : la première lettre après le point sera en majuscule, les autres en minuscules.
Word vous indique, entre autres:
- Les fautes d’orthographe
- Les fautes de grammaire
- Les fautes de style
- Les balises
Remarque: Ne vous fiez pas au dictionnaire de Word. Il laisse beaucoup d’erreurs. Personnellement, j’utilise le logiciel Antidote, qui est beaucoup plus efficace, et par la suite, j’utilise les services de Catherine Marchand Lamer. camala98@hotmail.com.
Un logiciel, c’est efficace, mais il ne comprend pas toujours le sens qu’on donne aux mots. Le raisonnement d’une personne humaine se rapproche davantage de la perfection…
Word continue, entre autres :
- Les listes à puces ou numériques après un retour
- Les styles et le formatage des paragraphes précédents
Inconvénients:
- Vous tapez des sigles et Word pourrait écrire la première lettre en majuscule et le reste en minuscules
- Il change le style de vos lettres comme le style précédent.
- Tous les avantages deviennent des inconvénients dans certaines situations.
À vous de décider si vous voulez modifier les paramètres de correction automatique.
Petite remarque: Quand vous passez d’un ordinateur à un autre, les paramètres peuvent différer selon les modifications des utilisateurs. Ce que Word faisait avant ne le fait plus, ou au contraire, il fait des choses que vous ne voulez pas. Allez voir les paramètres. Word arrive avec des paramètres prédéfinis. Vous pouvez toujours modifier ce qui ne vous convient pas.
Icône 
qui vous demande d’accepter ou de refuser une modification automatique.
Procédure
Pour annuler temporairement une action, vous pouvez faire:
- Un retour arrière ou “back space” tout de suite après le changement que Word a effectué
- CTRL+Z
Word comprendra que vous n’aimez pas la dernière correction automatique qu’il a faite et il remettra le texte comme vous l’aviez tapé au départ.
Si vous voulez voir ou modifier les corrections automatiques:
- Cliquez dans le bouton Office
- Cliquez sur Options Word en bas à droite
- Une boîte de dialogue s’ouvre. Cliquez sur le mot Vérification à gauche de celle-ci.
Dans cette page, vous trouverez déjà des corrections automatiques. - Pour trouver tous les autres paramètres, cliquez dans Options de correction automatique en haut à droite
Une seconde boîte de dialogue s’ouvre.
- Tous les onglets sont des paramètres régissant les corrections automatiques:
- Corrections automatiques
- Auto Math
- Lors de la frappe
- Mise en forme automatique
- Balises actives
- Ne cochez que les options pour lesquelles vous voulez que Word exécute le travail.
Le choix des paramètres est relatif au travail que vous faites.
Trucs:
Prenez note de ce que vous avez coché ou décoché. De cette façon, vous pourrez refaire le chemin inverse si la correction ne vous convient plus.
Je vous suggère de décocher une case à la fois et de voir le résultat.
Note sur les balises:
Voici une définition de Office.microsoft.com. Il donne l’exemple d’un nom qu’on pourrait envoyer automatiquement dans nos contacts Outlook.
Remarques personnelles:
J’ai désactivé cette fonction parce que je la trouvais nuisible.
- Je perdais du temps à lire les informations
à chaque fois que j’écrivais: un nom, une heure, un poids, etc. - Word ne les détecte pas tout le temps.
- Word fait une recherche pour trouver les balises au fur et à mesure que vous écrivez. Il recherche aussi les balises quand vous ouvrez un document existant. Vous perdez donc du temps à attendre parce que le document prend un temps fou à ouvrir, ou encore parce que votre clavier ne répond plus étant donné que Word travaille!
- De plus, vous aurez des lignes vertes pour les fautes de grammaire, des lignes rouges pour les fautes de français, des lignes bleues pour les fautes de style et des lignes violettes pour les balises. Bref, trop de distractions lorsqu’on écrit! J’ai donc décoché cette option.
Comme vous pouvez le constater, ce qui peut être pratique peut aussi être nuisible. Enlevez ce qui vous nuit et gardez votre bonne humeur!
Bonne semaine Hélène
Tags:correction automatique
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Word- Table des matières
Lundi 23 août 2010
Faites votre table des matières en moins de 2 minutes et tenez-la à jour en moins de 2 clics.
Par exemple:
Il faut d’abord avoir sélectionné votre texte et lui avoir appliqué des styles ou des niveaux. (Voir le blogue sur les styles ou le blogue pour le mode plan)
Si ce travail n’est pas fait, vous pouvez toujours utiliser l’icône Ajouter du texte dans le ruban Référence /Table des matières ou sélectionner le texte à inclure dans la table des matières et lui donner un style (Ruban Accueil/ Style / titre 1-2-3-etc.,)
Procédure Word 2007
- Placez-vous à l’endroit où vous voulez votre table des matières
- Pour ajouter une page blanche, faites CTRL + Retour ou cliquez sur le ruban Insertion /Page vierge
- Ensuite, cliquez sur le Ruban Référence/table des matières, Word vous propose 3 modèles, faite votre choix.
- Dans le bas des choix, cliquez sur Insérer une table des matières. Cette méthode vous donne l’aperçu de votre table des matières sur papier et sur Web, et plusieurs options pour en modifier l’allure. J’aime bien cette méthode.
Voici les options possibles:
- Liens hypertextes pour le Web
- Afficher les numéros de page
- Aligner les numéros de page à droite
- Caractère de suite (les points entre le texte et le # de page)
- Le format de la table des matières
Cliquez sur un modèle et regardez le résultat dans le haut de ce carré.
- Le nombre de niveaux à afficher
- Le bouton option pour modifier le niveau en fonction des styles choisis
Cliquez Ok et votre table des matières est faite.
La maintenir à jour
(voir les images ci-jointes)
Dans le ruban Références/ tables des matières, Mettre à jour la table
Ou
Un clic à droite sur la souris
Ou
Cliquez dans la table des matières et en haut, vous trouverez la même icône.
Par la suite, Word vous demande si vous voulez mettre à jour les numéros de page ou la table entière.
Si j’ai fait beaucoup de modifications, j’aime bien choisir la table entière.
Ou encore un clic à droite sur la souris
Procédure- Word 2003
Le principe est le même, mais le chemin est différent.
Menu Insertion /Référence/Table et index / Table des matières
Pour la mise à jour, clic à droite sur la souris, mettre à jour les champs
Maintenant, vous savez utiliser les styles: travailler en mode plan, utiliser l’explorateur pour vous déplacer et faire votre table des matières. Vous avez gagné en efficacité !
Bonne semaine à tous
Hélène
Tags:table des matières
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Word – Mode plan
Lundi 2 août 2010
À quoi sert le mode plan de Word?
À visualiser la structure d’un document et à l’organiser rapidement.
Alors pourquoi ne pas utiliser l’explorateur de document (Afficher/ Explorateur)
- Tous les deux nous montrent la structure de notre document.
- Avec l’explorateur, vous êtes capable de vous déplacer rapidement dans votre document juste en cliquant sur le titre désiré. Le mode plan ne vous le permet pas.
- Par contre, en mode plan, vous restructurez vos idées en déplaçant les titres de haut en bas ou en leur donnant un autre niveau en les poussant à droite ou à gauche. Ce que vous ne pouvez pas faire avec l’explorateur.
Le fait d’avoir donné des titres et des sous-titres (style) ou des niveaux(mode plan) à votre texte vous permettra de faire une table des matières automatique.
Mais qu’est-ce que le mode plan ?
Dans l’ère « pré-ordinateur », vous vous serviez d’un crayon à mine, d’un papier et d’une gomme à effacer. Vous couchiez vos idées sur une feuille de papier et vous les réorganisiez par la suite. Maintenant, vous allez travailler exactement de la même manière, mais en mode plan; le papier devient l’écran et le crayon, le clavier.
Dans l’ancien temps, pour déplacer l’ordre d’un titre, vous utilisiez la gomme à effacer. Maintenant, vous cliquez sur l’icône 
. L’autre méthode consiste à draguer le titre à l’endroit voulu : de haut en bas pour changer l’ordre des titres ou de gauche à droite pour changer le niveau (sous-titre).
Note importante: Lorsque vous déplacez un titre ou un sous-titre, tout le texte en- dessous jusqu’au prochain titre se déplace en même temps.
Procédure pour donner un titre ou un niveau à un texte:
Pour que le mode plan ou le volet explorateur fonctionne, il faut d’abord définir des titres, des sous-titres ou des niveaux.
1ère méthode: Utiliser les styles pour définir les styles. (Voir le blogue sur les styles)
Ruban Accueil / style/choix du style
Les titres seront déjà formatés.
2ième méthode : Attribuer un niveau à un texte (mode plan)
Sélectionner le texte à inclure comme titre ou sous-titre /Ruban Affichage/ mode plan / définir le niveau
Le texte ne sera pas formaté.
Vous devez répéter cette étape pour chaque titre et/ou sous-titre qui apparaîtra dans votre table des matières.
Afficher le nombre de niveaux dans votre mode plan
Dans le mode plan, vous affichez le nombre de niveaux désirés ou tous les niveaux.
Pour commencer un nouveau document, l’affichage de tous les niveaux est pratique pour travailler votre texte. Par la suite, vous pouvez le modifier pour le niveau 1.
En tout temps, vous pouvez double-cliquer dans le rond muni du + pour ouvrir ou fermer les sous-niveaux.
Attention:
En mode plan, vous ne voyez pas les images qui ont été insérées, faites attention pour ne pas les supprimer.
Fermer le mode plan
Ruban Affichage / Mode plan / fermer le mode plan
Table des matières
Nous verrons dans un futur blogue comment faire la table des matières. Mais si vous avez travaillé avec les styles ou les niveaux en mode plan, elle se fera toute seule.
Ruban Référence / tables des matières
Conclusion
Le mode plan est très pratique pour structurer et organiser votre document. L’utiliser, c’est l’adopter! Vos lecteurs auront de la facilité à vous lire.
L’explorateur de document est très pratique pour s’y déplacer. Vous arriverez directement au texte voulu.
Nous verrons dans un blogue futur l’utilisation du document maître pour travailler un long document. Que de choses intéressantes encore à apprendre ! En attendant, bonne pratique en mode plan!
Hélène Marchand
Tags:Word mode plan
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Word- Les styles
Lundi 12 juillet 2010
À quoi servent les styles:
- À organiser vos textes qui seront plus faciles à lire
- À définir le format : des titres, des puces, des notes, des citations, etc.
- À garder une constance, une uniformité dans vos présentations
- À faire une table des matières
- À vous déplacer rapidement dans votre document à l’aide de l’explorateur de document
- À travailler en mode plan
- À uniformiser tous vos documents
- À ne plus perdre de temps à formater votre document
Avantages d’utiliser les styles:
- Vous organiserez vos idées facilement en mode plan.
- Vous utiliserez les couleurs représentant votre entreprise.
- Finies les erreurs de formatage.
- La modification d’un style se répercute sur tous les styles identiques; par exemple, si vous corrigez le style Titre no 2, tous les titres no 2 se modifieront automatiquement.
- Plus de “on dirait que ton titre n’est pas pareil comme l’autre!”
- Plus besoin du pinceau pour formater.
Économisez du temps, soyez constant, utilisez les styles pour travailler vos documents.
Voir tous les styles déjà définis
Vous pouvez faire apparaître d’autres styles à l’aide des flèches verticales au bout des styles rapides
Si vous désirez voir tous les styles prédéfinis, cliquez dans le coin inférieur droit sur le petit carré muni d’une flèche dans le ruban Accueil, style.
Le menu suivant s’ouvrira et ensuite, cliquez dans OPTIONS.
Le sous-menu suivant s’ouvrira. Cliquez sur la flèche au bout de la première ligne pour faire apparaître les choix.
Cliquez sur Tous les styles et spécifiez si vous apportez des modifications à ce document uniquement ou si cela s’applique à tous les documents. (Dernière ligne du bas dans le tableau)
Ensuite, cliquez sur OK.
Modification des Formats de style déjà prédéfinis
Word a déjà une galerie de choix pour vos styles, par contre, s’ils ne vous conviennent pas, vous pouvez les modifier. Faites le travail une première fois en formatant chaque style en fonction de vos besoins. Word garde en mémoire les changements que vous avez apportés. Il vous demandera si ces changements sont seulement pour ce document ou si vous voulez les garder pour tous les documents. Répondez Oui si vous voulez appliquer la nouvelle mise en forme aux prochains documents.
Définir un style
Quand vous définissez un style, vous lui attribuez :
- Une police de caractère (Arial, Georgia Calibri, etc.)
- Une couleur de caractère (bleu, noir, rouge, vert, etc.)
- Gras, italique, souligné, indice, etc.
- La tabulation (pour les retraits)
- L’alignement (à gauche, centré, à droite, justifié)
- Un espacement entre les paragraphes (6 avant le paragraphe, 12 après)
- L’interligne (simple, 1.5, double, etc.)
- La veuve et l’orphelin
- Ligne solidaire, paragraphe solidaire
- Cadre
- La numérotation (pour les puces et les numéros)
Il existe plusieurs méthodes pour modifier un style.
Celle que je préfère, c’est de formater le texte directement dans le document, par exemple modifier la couleur et la grosseur du caractère du titre 2. (ruban Accueil)
- Apportez directement les corrections sur un titre 2 (peu importe lequel). Une fois que les modifications sont faites, cliquez à droite dans le titre 2. Ce menu va vous apparaître.
- Ensuite, cliquez sur Style et Mettre à jour Titre 2 pour correspondre à la sélection. Personnellement, je trouve cette méthode rapide et efficace, puisque je vois déjà le résultat. Par contre, vous ne pouvez pas voir si la modification s’applique à tout le document ou à tous les documents.
Une autre méthode: vous cliquez à droite directement dans le ruban sur le Titre 2, et ce menu vous apparaîtra.
Cliquez sur modifier
Et ensuite sur Format pour modifier les polices, l’espacement entre les paragraphes, les bordures, etc.
Il existe encore plusieurs méthodes pour modifier le choix des styles, mais nous nous arrêterons à ces deux méthodes.
Conclusion:
J’espère que je vous ai convaincu d’utiliser les styles pour travailler vos documents.
Pour ceux qui l’adopteront, votre économie de temps et d’effort sera appréciable. C’est une bonne habitude à prendre!
Bonne semaine à tout le monde.
Tags:styles
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Word – Habillage du texte, c’est-à-dire écrire du texte autour d’un objet de différentes façons.
Lundi 24 mai 2010
La semaine passée, vous avez vu la différence entre un saut de page et un saut de section. Cette semaine, nous allons voir comment faire un saut d’habillage de texte et par le fait même, parler d’habillage du texte.
Définition:
Objet: Une image, un clipart, une forme, un SmartArt, un graphique, un tableau sont des objets.
Position: Vous ancrez un objet à une place précise sur une page.
Habillage du texte: C’est la façon dont Word va positionner le texte autour de votre objet, et comment l’objet va se déplacer avec le texte.
Avec Habillage du texte: Word écrit autour, à droite, à gauche, en avant, en arrière, etc. de l’objet selon le choix que vous faites.
Aligné sur le texte: Le texte débutera dans le bas, à côté de votre objet. Il faut faire un retour pour retourner à la marge.
Procédure:
Premièrement, insérez votre objet.
Par la suite, cliquez dans votre objet, et le ruban Outils d’image/ Format va apparaître. Vous avez le choix d’utiliser Position (1) ou Habillage du texte (2)
Important: Pour avoir accès à ce menu, vous devez cliquer dans l’objet.
Position (1)
Position place votre objet à un endroit fixe. L’objet est encré.
Vous pouvez toujours modifier son emplacement, mais si vous ajoutez des lignes de texte ou des retours dans les pages antérieures, votre objet restera encré à l’endroit choisi et le texte se replacera autour de l’objet.
Si vous écrivez des procédures ou encore un menu de restaurant, cette façon n’est pas bonne puisque vous voulez que le texte suive l’image.
Habillage du texte(2)
L’objet n’est pas ancré. Si vous ajoutez du texte dans les pages précédentes ou si vous faites des corrections, l’objet va toujours suivre le texte initial.
Par défaut, Word choisit l’habillage Aligné sur le texte
J’aime bien utiliser Carré ou rapproché puisque j’ai la chance de placer mon objet où je veux et ensuite, de faire des modifications aux pages antérieures. Mon objet suit toujours mon texte.
La différence entre Rapproché et Carré, c’est la façon dont le texte va se placer autour de l’objet. Rapproché suit le contour de l’objet. Carré dessine un carré autour de l’objet.
Modification de l’espace entre l’objet et le texte
Dans Autres options de disposition, vous pouvez modifier l’espace entre le texte et l’objet. Ce truc est bon pour Position ou pour Habillage du texte.
Faire un saut d’habillage autour d’un objet.
Vous avez écrit du texte autour de votre image et maintenant, vous voudriez vous rendre en bas de l’image à la marge de gauche pour taper la suite de votre texte. Ne faites pas une tonne de retours, utilisez le saut d’habillage.
Ruban/mise en page/ Sauts de pages/Habillage du texte
Je vous entends me dire que travailler avec des objets et des images, ce n’est pas facile! Je suis d’accord avec vous, ça prend beaucoup de patience, parce que ça ne fait pas toujours ce qu’on veut, comme on veut, quand on veut!!! Eh oui, moi aussi je suis souvent frustrée parce que le texte ne donne pas ce que je veux. Ces petits trucs vous rendront la vie un peu plus facile.
Merci et bonne semaine à tous mes lecteurs assidus
Tags:écrire autour d'une image, habillage du texte
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