Archive des formations pour la catégorie «Word»

Word – Saut de ligne

Vous voulez changer de ligne, mais vous ne voulez pas le formatage qui vient avec, soit l’espacement entre les paragraphes.

Le seul moyen que vous connaissez pour changer de ligne est la touche Entrée, mais de cette façon, le formatage se fait automatiquement.

Utilisez le saut de ligne

Procédure :

Pour faire un saut de ligne : tenez la touche Majuscule enfoncée et appuyez sur la touche Entrée

Une image vaut mille mots, voici 2 exemples :

Word retourUn retour

Word Saut de ligneUn saut de ligne

Avantage :

• Rapidité et efficacité

Les symboles pour différencier un saut de ligne et la fin d’un paragraphe :

Visualisez vos codes cachés : Icône pour voir symbole en arrière plan, vous verrez ces deux codes :

signe paragrapheFin du paragraphe et le signe

Symbole du retour de ligneRetour de ligne

Si le retour ou le saut de ligne ne vous convient pas, utilisez le  Paragraphe modification des interlignes pour modifier manuellement les espacements ; l’espacement entre les paragraphes, l’enchaînement des paragraphes (par exemple la veuve et l’orphelin, paragraphe solidaire), etc.

Bonne chance et bonne semaine

Hélène

Word- Changer en minuscules du texte écrit en majuscules avec « Changer la casse »

 PAR ERREUR, VOUS AVEZ APPUYÉ SUR LA TOUCHE VERROUILLÉ MAJUSCULE, ET VOTRE PARAGRAPHE EST EN MAJUSCULES ET LES LETTRES APRÈS LE POINT EN MINUSCULES! Ou encore, vous avez tapé du texte en minuscules, mais vous le vouliez en majuscules.  Pas de problème, Word y a pensé.

C’est le terme qui est plus difficile à se souvenir quand on fait une recherche dans l’aide de Word.  Cela s’appelle changer la casse.  Je suis certaine que vous l’auriez deviné! Mais j’ai encore de la difficulté à m’en souvenir.  C’est sûrement un terme plus familier pour les typographes. Voici une courte définition:

 définition de casse

Procédure

Word 2003: Menu Format / Modifier la casse

Word 2007 : Ruban Accueil / Icône icône modifier la casse

 Changer la casse

Peu importe la version, une boîte de dialogue s’ouvre et vous demande de faire un choix sur la façon de modifier la casse. Cliquez sur celui qui vous convient.

 boite de dialogue modifier la casse

Un petit truc qui sera très pratique pour tout le monde, et surtout pour ceux qui n’ont pas leur doigté pour clavier. 

En passant, quand vous envoyez un courriel en majuscules, cela correspond à crier!  Changez la casse, votre interlocuteur sera moins enragé dans sa réponse!

Bonne semaine

Hélène

Word 2007- Les corrections automatiques

Est-ce que cela vous arrive de taper du texte et que Word le modifie automatiquement?

Ou encore,  que vous demandiez de mettre un mot en caractère gras et que Word modifie d’autres caractères sans que vous le lui ayez demandé? C’est ce qu’on appelle les corrections automatiques.
Avantages:

Word corrige, entre autres:

  • La majuscule de la première lettre après un point.  
  • Un mot mal orthographié que vous avez placé dans la liste des mots à corriger automatiquement.  Par exemple, le mot anticonstitutionnellement ou un mot aussi long ou compliqué à écrire.
  • Le remplacement des  »   »  en guillemets français «  »
  • La modification des fractions 1/2  en ½
  • Les erreurs de touche Majuscule verrouille. C’est-à-dire lorsque vous tapez et que toutes les lettres sont en majuscules. Word convertira votre texte comme suit : la première lettre après le point sera en majuscule, les autres en minuscules.

Word vous indique, entre autres:

  • Les fautes d’orthographe
  • Les fautes de grammaire
  • Les fautes de style
  • Les balises

Remarque: Ne vous fiez pas au dictionnaire de Word.  Il laisse beaucoup d’erreurs.  Personnellement, j’utilise le logiciel Antidote, qui est beaucoup plus efficace, et par la suite, j’utilise les services de Catherine Marchand Lamer. camala98@hotmail.com.
Un logiciel, c’est efficace, mais il ne comprend pas toujours le sens qu’on donne aux mots. Le raisonnement d’une personne humaine se rapproche davantage de la perfection…

Word continue, entre autres :

  • Les listes à puces ou numériques après un retour
  • Les styles et le formatage des paragraphes précédents

Inconvénients:

  • Vous tapez des sigles et Word pourrait écrire la première lettre en majuscule et le reste en minuscules
  • Il change le style de vos lettres comme le style précédent.
  • Tous les avantages deviennent des inconvénients dans certaines situations.

À vous de décider si vous voulez modifier les paramètres de correction automatique.

Petite remarque: Quand vous passez d’un ordinateur à un autre, les paramètres peuvent différer selon les modifications des utilisateurs.  Ce que Word faisait avant ne le fait plus, ou au contraire, il fait des choses que vous ne voulez pas.  Allez voir les paramètres.  Word arrive avec des paramètres prédéfinis.  Vous pouvez toujours modifier ce qui ne vous convient pas.

Icône  balaise activequi vous demande d’accepter ou de refuser une modification automatique.

Procédure

Pour annuler temporairement une action, vous pouvez faire:

  • Un retour arrière ou « back space » tout de suite après le changement que Word a effectué
  • CTRL+Z
  • undo

Word comprendra que vous n’aimez pas la dernière correction automatique qu’il a faite et il remettra le texte comme vous l’aviez tapé au départ. 

Si vous voulez voir ou modifier les corrections automatiques:

  • Cliquez dans le bouton Office

 OptionWord_format automatique

  • Cliquez sur Options Word en bas à droite 

Word Option vérification

  •  Une boîte de dialogue s’ouvre. Cliquez sur le mot Vérification à gauche de celle-ci.
    Dans cette page, vous trouverez déjà des corrections automatiques.
  • Pour trouver tous les autres paramètres, cliquez dans Options de correction automatique en haut à droite
     Une seconde boîte de dialogue s’ouvre.

 Onglet correction automatique

  • Tous les onglets sont des paramètres régissant les corrections automatiques:
    • Corrections automatiques
    • Auto Math
    • Lors de la frappe
    • Mise en forme automatique
    • Balises actives
  • Ne cochez que les options pour lesquelles vous voulez que Word exécute le travail.

Le choix des paramètres est relatif au travail que vous faites. 

Trucs:

Prenez note de ce que vous avez coché ou décoché. De cette façon, vous pourrez refaire le chemin inverse si la correction ne vous convient plus.

Je vous suggère de décocher une case à la fois et de voir le résultat. 

 Note sur les balises:

Note balise 

Voici une définition de Office.microsoft.com.  Il donne l’exemple d’un nom qu’on pourrait envoyer automatiquement dans nos contacts Outlook.

Remarques personnelles

J’ai désactivé cette fonction parce que je la trouvais nuisible. 

  • Je perdais du temps à lire les informations Icône information de balise à chaque fois que j’écrivais: un nom, une heure, un poids, etc.
  • Word ne les détecte pas tout le temps.
  • Word fait une recherche pour trouver les balises au fur et à mesure que vous écrivez. Il recherche aussi les balises quand vous ouvrez un document existant.  Vous perdez donc du temps à attendre parce que le document prend un temps fou à ouvrir, ou encore parce que votre clavier ne répond plus étant donné que Word travaille!
  • De plus, vous aurez des lignes vertes  pour les fautes de grammaire, des lignes rouges pour les fautes de français, des lignes bleues pour les fautes de style et des lignes violettes pour les balises.  Bref, trop de distractions lorsqu’on écrit! J’ai donc décoché cette option.

Comme vous pouvez le constater, ce qui peut être pratique peut aussi être nuisible. Enlevez ce qui vous nuit et gardez votre bonne humeur!

Bonne semaine Hélène

Word- Table des matières

Faites votre table des matières en moins de 2 minutes et tenez-la à jour en moins de 2 clics.

Par exemple:

table des matières, résultat final

Il faut d’abord avoir sélectionné votre texte et lui avoir appliqué des styles ou des niveaux. (Voir le blogue sur les styles ou le blogue pour le mode plan)

Si ce travail n’est pas fait, vous pouvez toujours utiliser l’icône Ajouter du texte dans le ruban Référence /Table des matières ou sélectionner le texte à inclure dans la table des matières et lui donner un style (Ruban Accueil/ Style / titre 1-2-3-etc.,)

Procédure Word 2007

  • Placez-vous à l’endroit où vous voulez votre table des matières
  • Pour ajouter une page blanche, faites CTRL + Retour ou cliquez sur le ruban Insertion /Page vierge
  • Ensuite, cliquez sur le Ruban Référence/table des matières,  Word vous propose 3 modèles, faite votre choix.

 Word - Créer une table des matières

table des matirères pré-définie

  •  Dans le bas des choix, cliquez sur Insérer une table des matières.  Cette méthode vous donne l’aperçu de votre table des matières sur papier et sur Web, et plusieurs options pour en modifier l’allure. J’aime bien cette méthode.

 table des matieres; format

 Voici les options possibles:

  • Liens hypertextes pour le Web
  • Afficher les numéros de page
  • Aligner les numéros de page à droite
  • Caractère de suite (les points entre le texte et le # de page)
  • Le format de la table des matières 

 table de matière5

Cliquez sur un modèle et regardez le résultat dans le haut de ce carré.

  • Le nombre de niveaux à afficher
  • Le bouton option pour modifier le niveau en fonction des styles choisis

 Option de la table des matières

 table de matière

Cliquez Ok et votre table des matières est faite.

La maintenir à jour

(voir les images ci-jointes)

Dans le ruban Références/ tables des matières, Mettre à jour la table

Ou

Un clic à droite sur la souris

Ou

Cliquez dans la table des matières et en haut, vous trouverez la même icône.

Par la suite, Word vous demande si vous voulez mettre à jour les numéros de page ou la table entière.

Si j’ai fait beaucoup de modifications, j’aime bien choisir la table entière.

 table de matière7

  Ou encore un clic à droite sur la souris

  mettre à jour une table des matières

Procédure-  Word 2003

Le principe est le même, mais le chemin est différent.

Menu Insertion /Référence/Table et index / Table des matières

Pour la mise à jour, clic à droite sur la souris, mettre à jour les champs

Maintenant, vous savez utiliser les styles: travailler en mode plan, utiliser l’explorateur pour vous déplacer et faire votre table des matières. Vous avez gagné en efficacité !

 Bonne semaine à tous

Hélène

Word – Mode plan

 À quoi sert le mode plan de Word?

À visualiser la structure d’un document et à l’organiser rapidement. 

Alors pourquoi ne pas utiliser l’explorateur de document (Afficher/ Explorateur)  

  • Tous les deux nous montrent la structure de notre document.
  • Avec l’explorateur, vous êtes capable de vous déplacer rapidement dans votre document juste en cliquant sur le titre désiré. Le mode plan ne vous le permet pas.
  • Par contre, en mode plan, vous restructurez vos idées en déplaçant les titres de haut en bas ou en leur donnant un autre niveau en les poussant à droite ou à gauche. Ce que vous ne pouvez pas faire avec l’explorateur.

Le fait d’avoir donné des titres et des sous-titres (style) ou des niveaux(mode plan) à votre texte vous permettra de faire une table des matières automatique.

Mais qu’est-ce que le mode plan ?

Dans l’ère « pré-ordinateur », vous vous serviez d’un crayon à mine, d’un papier et d’une gomme à effacer. Vous couchiez vos idées sur une feuille de papier et vous les réorganisiez par la suite.  Maintenant, vous allez travailler exactement de la même manière, mais en mode plan; le papier devient l’écran et le crayon, le clavier.

Dans l’ancien temps, pour déplacer l’ordre d’un titre, vous utilisiez la gomme à effacer. Maintenant, vous cliquez sur l’icône   rond muni d'un plus.  L’autre méthode consiste à draguer le titre à l’endroit voulu : de haut en bas pour changer l’ordre des titres ou de gauche à droite pour changer le niveau (sous-titre).

plan

Note importante: Lorsque vous déplacez un titre ou un sous-titre, tout le texte en- dessous jusqu’au prochain titre se déplace en même temps.

Procédure pour donner un titre ou un niveau à un texte:

Pour que le mode plan ou le volet explorateur fonctionne, il faut d’abord définir des titres, des sous-titres ou des niveaux. 

1ère méthode: Utiliser les styles pour définir les styles.  (Voir le blogue sur les styles)

Ruban Accueil / style/choix du style 

Les titres seront déjà formatés.

 style 

2ième méthode : Attribuer un niveau à un texte (mode plan)

Sélectionner le texte à inclure comme titre ou sous-titre /Ruban Affichage/ mode plan / définir le niveau

Le texte ne sera pas formaté.

 procédure modeplan_1

rubanModePlan

 niveau

 Word-modeplan

 Vous devez répéter cette étape pour chaque titre et/ou sous-titre qui apparaîtra dans votre table des matières.

Afficher le nombre de niveaux dans votre mode plan

Dans le mode plan, vous affichez le nombre de niveaux désirés ou tous les niveaux. 

Pour commencer un nouveau document, l’affichage de tous les niveaux est pratique pour travailler votre texte.  Par la suite, vous pouvez le modifier pour le niveau 1.

En tout temps, vous pouvez double-cliquer dans le rond muni du + pour ouvrir ou fermer les sous-niveaux.

 afficher les niveaux

Attention:

En mode plan, vous ne voyez pas les images qui ont été insérées, faites attention pour ne pas les supprimer.

 image caché mode plan

Fermer le mode plan

Ruban Affichage / Mode plan / fermer le mode plan

 fermer mode plan

Table des matières

Nous verrons dans un futur blogue comment faire la table des matières.  Mais si vous avez travaillé avec les styles ou les niveaux en mode plan, elle se fera toute seule.

Ruban Référence / tables des matières

Conclusion

Le mode plan est très pratique pour structurer et organiser votre document.  L’utiliser, c’est l’adopter!  Vos lecteurs auront de la facilité à vous lire.

L’explorateur de document est très pratique pour s’y déplacer.  Vous arriverez directement au texte voulu.

Nous verrons dans un blogue futur l’utilisation du document maître pour travailler un long document. Que de choses intéressantes encore à apprendre !  En attendant, bonne pratique en mode plan!

Hélène Marchand


Contactez-moi
pour profiter
de mes formations
personnalisées et de
dépannage sur mesure,
info@helenemarchand.com
514-323-8569

Abonnez-vous gratuitement
aux trucs et astuces
en bureautique d’Hélène