Depuis quelques semaines, on me demande souvent comment placer des puces une à côté de l’autre plutôt qu’une en dessous de l’autre.

Par exemple :

Alors voici!

Procédure  Word 2007-2010:

Il existe au moins 2 manières pour les faire :

Travailler avec un tableau

Les puces se placent de gauche à droite

Inconvénient

Lorsque vous devez insérer des puces ou des numéros entre les numéros, c’est plus long, il faut reconvertir le tableau en texte, ajoutez le texte et refaire le tableau.

Travailler avec des colonnes

Les puces se placent de haut en bas

Avantage

Les puces ou numéros se placent de haut en bas, il est donc facile d’insérer de nouvelles puces ou numéros. Le Wrap se fait automatiquement.

 Voici donc les procédures :

Procédure – Convertir vos puces en Tableau -

• Sélectionnez vos listes de puces en incluant le retour final
• Dans l’onglet Insertion, cliquez sur Convertir en tableau
• Dites combien de colonnes vous désirez
• Vos puces se convertissent en tableau
• Modifiez la largeur entre vos puces à l’aide de la règle

Pour reconvertir votre tableau en texte, cliquez dans le tableau, dans  l’outils de tableau, dans  l’onglet disposition, dans convertir en texte

Procédure : Convertir vos puces en colonnes (de journaux)

• Toujours à partir de la sélection de vos puces
• Onglet Mise en page
• Cliquez sur le bouton Colonne
• Dites combien de colonnes vous désirez
• Avec la règle, placez les marges et les retraits selon vos besoins.

Note :

Deux sauts de section continue s’insèrent entre le début et la fin  pour que le reste du texte demeure à la normale

J’espère que ce truc peut vous aider.

Bonne semaine et garder le sourire

Hélène

Marie-Josée Fiset du Groupe SCR  (www.solychabotranger.com) m’a demandée si je connaissais une façon de faire passer un courriel dans le module des tâches et être capable ensuite de supprimer le courriel sans supprimer la tâche.

 J’ai cherché et je n’ai rien trouvé, mais la persévérance de Marie-Josée lui a permis de trouver la réponse. Je vous transmets donc son truc. Merci Marie-Josée.

Étape 1

Procédure pour déplacer le courriel rapidement

• Clic droit sur le courriel  (Allez à l’étape 2)

Ou encore:

Procédure pour déplacer ou copier

• Ouvrez votre courriel
• Cliquez sur la flèche du bouton Déplacer l’élément vers un dossier

• Ensuite cliquez sur Autre dossier pour le déplacer ou sur Copier dans un dossier pour le copier  

Étape 2

Dans tous les cas,  vous arriverez dans le menu de navigation  Déplacer l’élément vers ou Copier l’élément vers

• Cliquez sur Tâches

• Pour Déplacer vers : Dès que vous enregistrez votre tâche, le courriel disparaît de la boîte de réception.

• Enregistrer votre tâche

La version 2010 vous donne la possibilité de copier dans un autre dossier à partir du clic droit sur la souris.

Encore merci pour ta persévérance Marie-Josée, et bonne semaine à tous.

Hélène Marchand

Je vais créer une liste de noms qui pourrait représenter des employés, mais cela pourrait être la liste de vos vendeurs, vos produits, vos étapes de production, votre cycle de vente, etc.

Procédure :

• Excel 2010 Fichier / Options  -Excel 2007 le bouton Office / Options
• Cliquez sur Options avancées, et dans le bas de l’écran à droite, descendez le curseur jusqu’à la fin. 
• Vous devriez y voir Modifier les listes personnalisées.

• Quand vous cliquez sur ce bouton, le menu de listes s’ouvre. Ce qui est à gauche, ce sont les listes qu’Excel a inscrites par défaut.

 Note : Si vos jours ou vos mois sont en anglais, modifiez-les à partir de ce menu.

Pour créer une nouvelle liste

• Tapez les données dans une feuille Excel
• Sélectionnez-les
• Rendez-vous à Options avancées / Modifier les listes personnalisées/
• Cliquez sur Importer
• Les données s’inscrivent à la droite de l’écran
• Cliquez sur Ajouter

Deuxième méthode

• Cliquez sur le bouton Ajouter et entrez les noms un par un. Vous devez cliquer sur Ajouter entre chaque donnée.

Attention : Placez vos informations dans le bon ordre, vous ne pourrez pas trier la liste dans cet écran par la suite.

Ensuite, vous supprimez les informations dans la feuille Excel.  Elles sont mémorisées, ce n’est plus nécessaire de les garder à cet endroit. Ce n’est pas comme une liste déroulante.

La prochaine fois que vous taperez Danielle et que vous vous servirez de la poignée de recopie, vous aurez Hélène, François, Dominique, Sylvain.

Excel mémorise les listes ajoutées, donc vous les retrouverez quand vous en aurez besoin.

C’est simple, non?! Pourquoi s’en passer?!  Je suis certaine que vous allez créer vos listes pour gagner du temps!

Hélène

Définition d’une poignée de recopie :

• La poignée de recopie est le petit carré noir dans le coin inférieur droit de la cellule.
• Vous enfoncez le bouton de gauche de votre souris sur cette poignée de recopie et le  curseur prendra la forme du signe +  (comme ceci : ) Vous gardez toujours votre doigt enfoncé pour sélectionner les cellules où vous voulez incrémenter (augmenter) la série de données.            
• Vous pouvez recopier à l’horizontale ou à la verticale, tout dépend de la sélection que vous faites.

Fonctionnement

• Excel crée des listes, par exemple les jours, les mois, etc. Si votre logiciel est en anglais, vous devrez utiliser Monday, January…
• Excel comprend aussi que si vous écrivez Trim 1 et que vous recopiez, il augmentera les chiffres de la fin, donc Trim2 , Trim 3, etc. ; Pour Vente 1, il vous donnera Vente 2, Vente 3, etc.
• Excel incrémente les chiffres sans que vous ayiez à les définir. Si vous écrivez 1, 3, il vous donnera 5, 7, 9, etc.
• Vous pouvez aussi créer vos propres listes avec le nom de vos employés, des objets que vous vendez, etc. Nous verrons cette partie dans le prochain blogue.

Exemple de dates :

Vous voulez inscrire une série de dates excluant les samedis et les dimanches :

• Vous devez d’abord inscrire la première date dans la cellule 
• Ensuite, cliquez et gardez votre doigt enfoncé sur le côté gauche de la souris sur la poignée de recopie            et sélectionnez les cellules suivantes.
• Relâchez la souris, vous aurez ce résultat.

•  Vous remarquerez que la copie n’est pas encore finie, la sélection des cellules est toujours en bleu. Vous devez dire à Excel comment vous voulez copier vos dates.
• Vous remarquerez aussi ce bouton à la droite de la sélection .
• Cliquez dessus pour ouvrir la liste des choix disponibles.  Ceux-ci varient selon ce que vous copiez.  Dans le cas d’une date, vous pouvez incrémenter les jours, les jours ouvrés (sans les samedis, ni les dimanches) les mois, les années.

 Voici le résultat après avoir cliqué sur Incrémenter les mois 

Voici le résultat après avoir cliqué sur Incrémenter les jours ouvrés.  Vous pourriez aussi ajouter le jour correspondant, (voir blogue : http://www.helenemarchand.com/2010/02/01/excel-a-quel-jour-correspond-cette-date)

Voici le résultat après avoir cliqué sur Incrémenter les années

Exemple de jours

Inscrivez Lundi dans la première cellule et copiez les autres jours de la semaine

Inscrivez Lundi dans la première cellule et copiez les autres jours de la semaine, et choisissez jours ouvrés

Exemple de mois

Inscrivez Janvier dans la première cellule et copiez les autres mois de l’année.

Autres Exemples

Inscrivez Trimestre 1 dans la première cellule et copiez les autres trimestres.

Autres Exemples incrémentés par 4

Inscrivez 1 dans la première cellule et ensuite, 5 dans la deuxième. Sélectionnez la première et la deuxième cellule, et à l’aide de la poignée de recopie, copiez la série.

Je vous entends réfléchir à toutes les possibilités qui vous sont offertes, au temps que vous avez perdu à enregistrer vos dates une par une, et au temps que vous gagnerez maintenant.

C’est très utile pour faire un horaire, pour planifer un projet, une production, un budget, etc. 

Vive les trucs qui nous font gagner du temps!  Si vous en avez d’autres à nous faire partager, ils sont les bienvenus.

Bonne pratique

Hélène

Procédure 2007-2010

Dans l’onglet Mise en page, cliquez sur le lanceur de la boîte de dialogue et dans l’onglet Marges / Cochez Horizontalement et /ou Verticalement  

Procédure 2003

Pour obtenir la boîte de dialogue, cliquez sur Fichier / Mise en page

 Bonne semaine et centrez-vous bien pour obtenir le meilleur équilibre dans votre vie!

Hélène

Procédure 2007-2010

• Onglet Mise en page – cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue /

Procédure 2003

• Fichier /Mise en page/

 Dans tous les cas, la boîte de dialogue va s’ouvrir et dans l’onglet Disposition /Page (dans le milieu de l’écran) choisissez Alignement vertical ▼ Centré  

C’est tout! Si vous avez d’autres paragraphes à taper, n’oubliez pas de faire un saut de section, et de remettre l’alignement vertical à HAUT, sinon le texte va se centrer sur toutes les pages.

Bonne semaine

Hélène

 Procédure : Word 2007-2011

Par la suite, vous avez le choix de la numérotation

Procédure Word 2003

Fichier /Mise en page/ Onglet Disposition /Bouton Numérotation des lignes /Cochez la case Numérotation des lignes / Activez les options désirées.

Voici le résultat; à votre gauche vous voyez les numéros de lignes et vous êtes capable de dire à votre interlocuteur d’aller voir la ligne 5 pour voir la procédure.  C’est beaucoup plus rapide que de dire : le 3^ième paragraphe, la 5^e ligne, le 3^ième mot, etc.

Quand la correction du document est terminée, enlevez la numérotation des lignes de la même façon que vous l’avez mise.  Cliquez sur Aucun.

Bonne semaine

Hélène

Faites une recherche rapide sur une partie de l’information que vous avez, soit l’adresse, soit le # de téléphone, soit le # de facture, etc.

La recherche utilise le filtre « contient »

Peu importe le module dans lequel vous êtes, votre recherche peut se faire sur n’importe quel champ, même une note mise dans l’onglet mémo. Par exemple, si vous voulez chercher une information contenant le mot Simard :

 Simple Comptable vous montre l’endroit (colonne Type) où il a trouvé des informations contenant le mot Simard.

Vous double-cliquez sur l’information pour ouvrir la transaction. 

Avec cette recherche, vous éviterez de créer 2 enregistrements pour le même client ou le même fournisseur,  2 codes de stock différents pour le même produit, etc.

Bonne semaine

Hélène

Je remercie tous mes lecteurs.  C’est un plaisir de transmettre mes trucs.

Je vous donne congé d’astuces jusqu’à la mi-janvier.  Bonnes vacances à tous.  Et prenez le temps de vous reposer, de fêter et de voir vos amis.

Santé et amour pour 2011.

Hélène

Elle avait appliqué un thème à son PowerPoint et elle voulait l’enlever, alors elle me demandait s’il existait un bouton quelconque pour y arriver.  Elle ne voulait plus de thème.

 Sachez que PowerPoint utilise toujours un thème.  Dès que vous ouvrez une nouvelle présentation, PowerPoint utilise le thème Office par défaut.

Voici l’icône représentant ce thème :  .  Si vous sélectionnez le thème Office, vos diapositives auront un fond blanc, sans arrière-plan, sans graphisme, comme à l’ouverture d’une nouvelle présentation. C’est le bouton qu’il faut utiliser pour enlever un thème.  Vous le trouverez dans Création /thème. Passez votre curseur au-dessus des icônes pour voir le nom des thèmes.

 Merci à Patricia Saussez pour sa question.

 Hélène Marchand