Excel- Transformer rapidement le format texte en format chiffre.

lundi 20 septembre 2010

Vous avez ouvert ou importé un document en format  texte (extension .txt) dans Excel ou encore, pour une raison quelconque, la colonne a été formatée en texte et vous essayez d’effectuer des formules mathématiques, mais le résultat vous donne #valeur!

Remarque importante:

Ce truc ne fonctionnera pas si vos chiffres contiennent un point [ . ]  au lieu d’une virgule [ , ]. Pour corriger le problème, faites une recherche et un remplacement (CTRL+H); cherchez le [.]  et remplacez-le par [,] et le tour est joué. Vous n’aurez probablement pas à faire la procédure ci-dessous.

Premièrement, comment savoir si le chiffre est en format texte ou nombre.

Emplacement des données dans la cellule.

Par défaut, Excel place les nombres et les dates à droite, et le texte à gauche.

Le résultat de votre formule mathématique vous donnera :

• Excel 2003 : Un message d’erreur #valeur.
• Excel 2007 : Le résultat dans la cellule. Par contre, aucun résultat ne s’affichera dans la barre d’état (dans le bas de votre écran); vous devez quand même les convertir en nombre pour éviter les problèmes lors des tris et des filtres.

Remarque:

Si vous devez faire des opérations mathématiques avec les nombres d’une colonne, vous devez placer les nombres dans une colonne et les lettres dans une autre.

Procédure pour convertir en nombres les chiffres qui sont en format texte

Même si vous sélectionnez votre colonne et que vous lui donnez un des formats pour les nombres, les chiffres resteront en format texte.

Si vous retapez vos chiffres, cela va vous prendre un temps fou et le risque d’erreurs (inversion de chiffres) augmente.  Cette méthode est rapide et infaillible!

Pour la conversion, suivez ces étapes:

J’utiliserai l’exemple suivant pour la démonstration. Les chiffres sont placés à gauche, donc c’est du texte!

1. Tapez le chiffre 1 dans la colonne B1
2. Copiez la cellule B1
   Méthode pour copier:
   Clic à droite sur la souris et sélectionnez Copier;
   CTRL+C sur votre clavier;
   Icône Copier
   
3. Sélectionnez la portion à modifier. Dans notre exemple, la cellule A1 à A12.
   
4. Cliquez sur la souris à droite ou sur la flèche de l’icône Coller, et sélectionnez Collage spécial
5. Choisissez Multiplication
   
6. Cliquez sur OK
7. Cliquez dans une autre cellule ou sur la touche Esc  pour annuler la fonction de coller.
8. Voici le résultat. Sur certains ordinateurs (selon les paramètres), vous aurez le format nombre (1,00) et  pour d’autres, vous aurez le format standard. (1).
   
9. Supprimez la cellule B1, elle n’est plus utile.

 C’est tout! Vous êtes prêt à faire vos formules ou vos opérations mathématiques.

 Je vous entends dire, « Mon dieu que j’ai perdu du temps avec ça! ». Dites-vous que moi aussi j’en ai perdu jusqu’à ce que je trouve cette astuce!

Différents formats pour les nombres et leurs caractéristiques:

• Standard (format par défaut)
• Nombre (2 décimales)
• Monétaire (2 décimales et signe $)
• Comptabilité (2 décimales, une espace et le signe de $)

 Vous voulez économiser l’encre et le nombre de feuilles utilisées! Utilisez le format Nombre. Le signe de $ n’étant pas nécessaire dans 99% du temps, vous pourrez réduire la largeur de vos colonnes et la quantité d’encre utilisée. C’est un petit détail qui à la fin de l’année fait la différence sur les achats de cartouches et de feuilles ! (Dans mon ancienne vie, j’étais contrôleur en comptabilité et ça refait surface!)

 Bon travail et bonne semaine!

Hélène

Tags:chiffres qui ne s'additionnent pas, format texte
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