Outlook – Apprenez à assigner une tâche

Vous n’arrivez plus à faire toutes vos tâches? Apprenez à déléguer, à assigner une tâche à une autre personne tout en gardant un œil sur son exécution.

Utilisez Outlook!

Avantages:

  • La tâche est envoyée par courriel.  La personne doit accepter ou refuser la tâche. Donc, il n’y a plus de bouts de papier perdus ou de « Tu ne me l’as jamais dit ! ».
  • Choisissez de conserver cette tâche dans votre Outlook et recevez les mises à jour automatiquement.
  • Dès que le propriétaire indique que la tâche est terminée, vous recevez un courriel vous en informant. Il ne vous reste plus qu’à en vérifier l’exactitude.
  • Une tâche peut être déléguée à une seule personne à la fois, qui en devient alors le propriétaire.  Ce dernier peut aussi la déléguer à une autre personne qui en devient à son tour le propriétaire dès qu’elle l’accepte.  Dans ce cas, tous les anciens propriétaires reçoivent toutes les mises à jour.

Procédure pour affecter une tâche

Dans notre exemple, Monsieur François Vigneault a assigné une tâche à Hélène Marchand.

1ère méthode – Par les tâches

  1. Menu Tâche
         
  2. Liste des tâches - nouveau
       
  3. Icône Affecter une tâche
    Marquez la date du début et la date d’échéance.
    Inscrivez toutes les informations pertinentes : ce qu’il y a à faire, les tâches déjà commencées, les personnes contactées, etc.
     
  4. courriel

2ieme méthode- Par les contacts

  1.  menu contact
     
  2. menu contact_affecté une tâche
     
  3. image 3
     
  4. Idem au point 4 ci-haut,

La personne qui donne la tâche est la seule qui peut l’annuler.Icone annulation

Réception d’une demande de tâche

Note: Dès que vous acceptez la tâche, vous en devenez le propriétaire. Vous êtes la seule personne qui peut modifier les informations ou marquer cette tâche comme terminée. Et vous êtes aussi la seule qui peut la réaffecter.

  • Vous recevez un courriel vous attribuant une tâche.

 boite de réception_tache

  • Dès que vous ouvrez votre courriel, vous devez accepter ou refuser la tâche.

 accepter ou refuser une tâche

  • Quand vous acceptez la tâche, une autre boîte de dialogue s’ouvre et vous demande si vous voulez modifier la réponse avant l’envoi (ce qui vous donne le choix d’écrire vos commentaires, comme « Je peux faire le travail, mais la date d’échéance sera le 22 août 2010 »).  Si vous n’avez aucun commentaire à écrire, vous choisissez Envoyer la réponse maintenant.

 réponse

  • Dès l’acceptation de la tâche, la personne devient le propriétaire de cette tâche.
  • Le courriel ne paraît plus dans votre boîte de réception; il se déplace dans vos tâches.  En plus des informations régulières, Outlook vous indique qui vous a demandé la tâche.

 vue de la tache

  • Dans vos courriels /Éléments envoyés, vous trouverez le courriel confirmant l’acceptation de la tâche.

 acceptation de la tâche_courriel envoyé

  • Vous y trouverez aussi tous les courriels de mises à jour.
  • Seul le propriétaire peut modifier la tâche. En dessous du menu, vous avez les informations sur la date d’échéance, l’acceptation, et par la suite, la date de la  dernière mise à jour.

 vue de la tache 2

Mise à jour

Une mise à jour est envoyée automatiquement aux personnes qui ont délégué la tâche dès que vous cliquez sur Sauvegarder.

Important: Dès que la tâche est ouverte par le ou les délégateurs, celle-ci se met à jour automatiquement.  Elle ne vous demande pas votre consentement.  C’est automatique.  Donc, Outlook écrase les informations précédentes.  Si vous désirez garder un suivi de toutes les modifications et ne perdre aucun détail, vous seriez mieux de les imprimer au fur et à mesure pour avoir un dossier complet. Sinon, vous n’aurez que la dernière version.

Dès que le % de réalisation est de 100%, vous recevrez un courriel vous indiquant que la tâche est terminée.

Vous remarquerez que l’icône d’une mise à jour icone tâche est différence de l’icône d’une tâche terminée.icone enveloppe

Voici ce que le délégateur reçoit comme courriel :

 mise a jour élement envoye

 tache terminee

 

Rapport d’état

En tout temps, vous pouvez envoyer un rapport d’état à différentes personnes pour les tenir informées sur le développement de la tâche.

Avantages:

  • Vous envoyez l’information à une ou à plusieurs personnes de votre choix, et non aux personnes qui ont délégué la tâche seulement.
  • Ces personnes le reçoivent comme un courriel et non comme une tâche.

 rapport etat

Comme vous pouvez le constater, déléguer une tâche est un jeu d’enfant!  Continuez à avoir le contrôle sur ce que vous avez délégué et concentrez-vous sur votre propre production. Vous serez doublement efficace!

 

Hélène Marchand

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36 réponses à «Outlook – Apprenez à assigner une tâche»

  1. Bonjour Hélène,

    j’ai lu et apprécié votre tuto sur l’affectation des tâches dans Outlook.
    moi j’utilise Outlook 2007. mon souci est que lorsque j’affecte une tâche à un collaborateur, le message va dans la boîte de réception du collaborateur comme pièce jointe. Pas comme une tâche. du coup, les bouton accepter/refuser ne s’affichent pas.
    comment pourrais je résoudre ce problème?
    espérant recevoir une solution de vous.
    très cordialement.

  2. Bonjour Vincent
    Aviez-vous coché les 2 cases suivantes:
    Conserver dans ma liste des tâches une copie à jour des tâches, et
    Envoyer un rapport d’état quand la tâche est terminée.
    Sinon, je ne comprends pas pourquoi. Si quelqu’un lit ce message et qu’il a une solution, elle est la bienvenue.
    Hélène Marchand

  3. Anne dit :

    Bonjour,

    Mon responsable m’a affecté une liste de taches dont je complète le contenu petit à petit et dont je souhaite envoyer le rapport quand je l’aurai complétée (et pas à chaque fois que je fais une modification mineure).
    Or, à chaque fois que je clique sur Sauvegarder, une mise à jour est envoyée…
    J’aimerai désactiver cette option mais je ne trouve pas comment.
    Je travaille avec Outlook 2010 / Serveur 2010.
    Merci de votre aide

  4. Bonjour Anne,
    Tu ne peux pas gérer les envoies de courriel des tâches affectées parce que ta responsable a coché la case: conserver dans ma liste des tâches une copie à jour de la tâche et probablement aussi la case: Envoyer un rapport d’État quand la tâche est terminée.
    Donc toi, tu ne peux pas rien modifier, il faut que ta responsable décoche au moins la première case: conserver dans ma liste des tâches une copie à jour de la tâche.
    Bonne chance
    Hélène Marchand

  5. Mme Lariviere dit :

    Bonjour, Nous utilisons Outlook 2010. Nous aimerions savoir pourquoi nous ne sommes pas capables de re-transféré cette même tâche à une autre personne, une tâche qui nous a été assigné (les options sont en gris) ce que Outlook 2003 ou 2007 nous permettait de faire.

    Nous aimerions savoir a quel endroit nous pouvons faire débloquer l’option d’assigner la même tâche à une autre personne. Merci de me répondre.

  6. Bonjour Madame Larivière,
    Il faut commencer par accepter la tâche, et ensuite vous pouvez la transférer.
    J’ai regardé dans les options concernant les tâches, et il n’y a pas de paramètre pour empêcher le transfert de tâche. Par contre, si vous avez Outlook et Microsoft Exchange, le paramètre pourrait être dans Exchange, mais je ne connais pas ce programme. Il faudrait parler à l’administrateur du réseau.
    Bonne chance
    Hélène Marchand

  7. Geneviève dit :

    Bonjour,
    Dans un dossier partagé entre deux personnes, lorsqu’une de celle-ci fait une modification (ex. tache fait à 25% ou encore une note) y’a-t-il un moyen pour que l’autre personne voit qu’une modification a été fait ? Lors que ce n’est pas dans un dossier partagé mais simplement dans une tache affectée à quelqu’un, celle-ci devient en gras lors de modification ce qui est bien pratique pour voir quand l’autre a ajouté quelquechose .
    Merci

  8. Bonjour Geneviève
    Un dossier partagé n’est pas une tâche déléguée. Par contre, la personne qui fait une modification peut envoyer à partir de la tâche un courriel à plusieurs personnes pour dire qu’elle a modifié la tâche, il faut cliquer sur « Envoyer le rapport d’état ».
    Bonne chance
    Hélène Marchand

  9. Kevin dit :

    Bonjour,
    Je commence à utiliser l’outil tache sous outlook et je voudrais savoir s’il est possible de créer une tache et ajouter une personne à celle-ci tout en restant propriétaire.
    Pour le moment si j’ajoute une personne, elle devient propriétaire et je n’es plus accès à l’ecriture sur cette tache.
    De plus si la personne me renvoi la tache après acceptation, aucun de nous ne peux y avoir accès.
    Merci d’avance.

  10. Bonjour Kevin,
    Quand tu donnes une tâche à quelqu’un il y a 2 options qui te permet d’avoir un courriel de la tâche à chaque modification, il faut les cocher pour avoir le suivi. Ceci te permet d’être au courant de ce qui se passe. Chaque courriel reçu efface le précédent. Mais tu ne peux pas aller corriger cette tâche toi-même. Il faudrait que tu t’informes sur Microsoft exchange, je pense, mais je ne suis pas certaine, te permettrait de le faire.
    Bonne recherche
    Hélène Marchand

  11. Jorge Fontecilla dit :

    Bonjour,
    Outlook 2013
    Quand un de mes collaborateurs m’envoie un rapport à l’effet qu’une tâche que j’ai précédemment déléguée est terminée ma liste de tâches n’est pas mise à jour. La tâche terminée reste dans ma liste de tâches avec la mention «en attente d’une réponse du destinataire». En outre, le courriel confirmant que la tâche a été mise à jour porte la mention «tâche correspondante introuvable dans la liste de tâches».

    Il me semble que dans la version Outlook que j’utilisais avant, une tâche déléguée et complétée s’affichait comme terminée dans ma liste de tâches.

    Je vous remercie de votre aide.

  12. Bonjour Jorge,
    Je n’utilise pas souvent la version 2013 d’Office, je ne l’utilise pas pour travailler. Le Outlook n’était pas compatible avec Sage 50. La question qui me vient en tête, est-ce que la personne avait marquée la tâche 100% complétée?
    Je lance un appel à ceux qui pourraient répondre à Jorge sur cette question.
    Hélène Marchand

  13. RUMP dit :

    Bonjour,

    Dans une tache sous Outlook 2010, lorsque j’affecte une personne à une tache, je ne peux plus la changer moi-même !
    Est-il possible de pouvoir modifier l’affectation d’une tache après ‘avoir affecté à une autre personne ?

    merci pour votre réponse

  14. Bonjour,
    Une fois que vous avez transféré une tâche à un autre personne, vous n’êtes plus propriétaire de cette tâche, donc vous ne pouvez plus écrire de commentaires, ni la modifier. Cette personne pourrait par contre vous la re-transféré et lorsque vous l’acceptez, vous êtes à nouveau propriétaire.
    Bonne chance
    Hélène Marchand

  15. Andrée Béland dit :

    Bonjour,

    Auriez-vous la gentillesse de m’indiquer si, une fois qu’une tâche a été déléguée et que le propriétaire nous demande de modifier la date d’échéance (car il ne peut rencontrer cette date d’échéance), nous pouvons, en effet, la changer?

    Merci à l’avance!

  16. Bonjour Andrée,
    J’aimerais bien vous aider, mais je n’ai pas la réponse. En principe, je dirais que la tâche ne peut pas changer de date d’échéance à moins d’en créer une autre, sinon tous les gens modifieraient la date d’échéance et vous n’auriez plus le contrôle.
    Si quelqu’un a une meilleure réponse pour Andrée, vous êtes les bienvenu
    Bonne chance Andrée
    Hélène Marchand

  17. Michael dit :

    Bonjour,
    Savez vous s’il est possible d’assigner une tâche a quelqu’un à partir d’un e-mail réçu ?
    Merci d’avance et bonne journée.

  18. Bonjour Michael,
    Pour créer une tâche à partir d’un courriel il faut d’abord créer une action rapide qui s’intitule « Créer une tâche avec pièce jointe.
    Ensuite cliquez sur le courrier et ensuite un clic droit sur la souris et vous cliquez sur action rapide et vous choisissez « Créer une tâche avec pièce jointe ».
    Et à partir de là, vous aurez aussi la possibilité de l’assigner à quelqu’un d’autre.
    Bonne chance
    Hélène Marchand

  19. tong dit :

    bonjour,
    j’ai un problème de taches qui me marque une erreur disant que je ne suis pas propriétaire de la tache alors que je la crée : je l’envoie, la personne la reçoit et l’accepte mais n’a pas de rappel ensuite sur la tâche
    Merci si vous pouvez m’aidez !

  20. Bonjour Tong
    Quand vous déléguez une tâche à une personne, vous n’êtes plus propriétaire de cette tâche. Les 2 choses que vous pouvez cocher, c’est « Conserver dans ma liste des tâches une copie de la tâche » et Envoyer un rapport d’état quand la tâche est terminée ».
    Ces 2 cases apparaissent lors de la délégation de la tâche.
    Hélène Marchand

  21. Dolci dit :

    Bonjour,

    Je doit mettre en place des taches sur les outlook de mon entreprise, nous sommes sous exchange.
    mon patron arrive bien à nous affecter des taches, mais le soucis est de partager ses catégories, simplement d’avoir tous les mêmes catégories et que les taches de la catégorie « toto » envoyé par mon patron se mette t automatiquement dans la catégorie « toto » sur mon outlook.

    est-ce possible?
    Merci pour l’info.

  22. Bonjour Dolci,
    Je ne connais pas de moyen pour transférer les catégories. Si quelqu’un a une idée, merci de la nous partager.
    Hélène Marchand

  23. Dolci dit :

    Bonjour,

    Merci pour votre réponse,

    En effet, pour l’instant la seul « solution » est de partager les dossiers de taches de tout le monde avec tous les droit à mon patron, et je pense que de là il peut les gérer, en ajouter etc..

    Pouvez-vous me confirmer?

  24. Bonjour Dolci,
    Là, cela dépasse mes compétences. Si quelqu’un lit ce blogue et qu’il possède la réponse, merci de nous la partager.
    On apprend beaucoup avec les essais et erreurs. Test-le, vous trouverez votre réponse.
    Bonne chance
    Hélène Marchand

  25. Raphi dit :

    Bonjour !
    Merci pour vos explications.
    J’ai créé une tache (qui m’est propre), et est récurrente (périodicité : tous les jours à 11h30).
    Je voudrais pouvoir affecter la tache mais seulement d’un jour (quand je suis à l’extérieur) à un collège, mais simplement ce jour là, pas l’ensemble de la tache. Est-ce possible ?
    Merci !

  26. Bonjour Raphaelle,
    Je ne connais pas de truc pour affecter une tâche de façon sporadique. Il faudrait que tu crées cette tâche sans périodicité avant ton départ et que tu lui transfères. Je ne vois pas d’autre chose.
    Bonne fin de semaine
    Hélène Marchand

  27. Marc DA SILVA dit :

    Bonjour
    comment affecte t on une tache à 2 personnes en meme temps?

    Merci
    cdtl
    Matv

  28. Bonjour Marc,
    Je ne pense pas que deux personnes peuvent être assignées à un même tâche.
    Si quelqu’un a une bonne idée, elle est la bienvenu.
    Bonne chance
    Hélène Marchand

  29. amélie dit :

    Bonjour,

    Je voudrais assigner des tâches à mes collaborateurs sans pouvoir leur laisser la possibilité d’accepter ou de refuser. Est-ce possible?

    Merci
    Amélie.

  30. Bonjour Amélie,
    Je ne pense pas que cette acceptation obligatoire existe. Le système donne le choix, par contre quand un supérieur me donnait une tâche à faire, je devais l’accepter par obligation.
    Bonne chance
    Hélène Marchand

  31. Amélie dit :

    Bonjour,

    Je suis sous 2007, l’option conserver une copie à jour de cette tâche dans ma liste des tâches est grisée impossible de la cocher, y a t-il un paramétrage à effectuer ? Merci pour vos lumières !
    Amélie

  32. Bonjour Amélie,
    Tu peux aller voir dans Fichier, options, enregistrement, il y a là plusieurs options pour la sauvegarde de tes documents.
    Bonne chance
    Hélène Marchand

  33. Julie dit :

    Bonjour,
    j’essaie d’affecter une tâche mais un message d’erreur apparaît « impossible de terminer l’opération car le fournisseur de service ne la prend pas en charge « . Savez vous de quoi il s’agit et comment je peux y remédier?

    D’avance merci

    Julie

  34. Bonjour Julie,
    J’ai aussi ce message quand j’envoie un courriel à ma sœur. Je n’ai pas les connaissances nécessaires pour t’aider, ni m’aider d’ailleurs.
    Si je trouve de quoi, je te reviens.
    Hélène Marchand

  35. ameziani dit :

    Bonjour Hélène,

    Merci pour ces informations, vraiment très utiles.
    j’ai une petite question, quand on affecte une tache à quelqu’un y a t’il un endroit ou on peut suivre si celle ci a été acceptée?
    Je reçois effectivement une confirmation d’acceptation lorsque la tache a été acceptée mais dans l’inventaire des taches il n’y a aucune colonne (au même titre que %achevé par exemple) qui me permet de voir si les taches sont acceptées. Cela m’impose de garder les mails d’acceptation de d’aller vérifier manuellement, ce qui n’est pas aisé quand on gère plusieurs dizaines de taches simultanément.
    n’y a t’il pas une astuce pour voir rapidement dans l’inventaire des taches si elles sont acceptées ou pas? sans quoi on se rend compte qu’elle ne l’a pas été une fois l’échéance atteinte…

    merci beaucoup en tout cas

    Redha

  36. Bonjour Redha,
    Je ne connais pas la version de ton Outlook, mais avec la version 10, dans le module tâche, tu peux demander de voir juste les tâches assignées. Et ensuite si tu cliques sur ta souris à droite dans les titres, tu vas ouvrir un menu – tu choisis paramètres d’affichage – colonnes – en haut – sélectionner les champs disponibles dans: – tu descends ton curseur « tous les champs Tâches » et tu as une multitude de possibilité, exemple: Etat de la demande. Tu vas surement trouver quelque chose qui te convient.
    Bonne chance
    Hélène Marchand

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