Word-Méthode de travail pour un long document.

Word-2003-2007-2010 Méthode de travail pour un long document.

Vous avez appris à utiliser les icônes de formatage tout au long de l’année avec mon blogue.  Maintenant que vous êtes efficace, je vous suggère une méthode de travail, qui est la mienne. Elle vaut ce qu’elle vaut, mais elle permet d’éviter de recommencer 2 fois les mêmes étapes.  J’ai un principe qui dit « c’est à toi les oreilles, fais à ta tête ». Donc c’est une simple suggestion.

Voici donc ma liste de contrôle :

J’utilise dès la première partie:

• Les styles pour identifier mes titres (Onglet Accueil / Style)

Trucs et Astuces pour définir un style :
CRTL+ATL+1 pour le titre 1, CRTL+ATL+2 pour le titre 2, etc.

• L’Explorateur de document (version 2003-2007) ou le volet de navigation (version 2010) pour voir mon plan de travail et me déplacer rapidement d’un point à l’autre. J’utiliserai le terme Explorateur tout au long du document pour éviter de répéter le nom pour chaque version. Pour toutes les versions, vous activez l’explorateur à partir du menu Afficher (2003) ou de l’onglet Afficher (2007et 2010)

Donc on est prêt à commencer.

Première partie : La création

Écrivez vos idées principales et secondaires

• Écrivez votre titre, et ensuite vos idées principales et secondaires, dans l’ordre ou dans le désordre, comme elles viennent, sans censurer.
• Structurez vos idées ;
  • Donnez un style à vos idées (titre 1, 2 ou 3)
  • Déplacez – ajoutez – supprimez des titres ou des sous-titres. 
  • L’explorateur vous montre le plan de votre travail. Les titres sont décalés vers la droite en fonction de leur rang.

Développez vos idées 

• Vient maintenant l’étape du développement de vos idées. Parfois, nous avons plus d’inspiration pour certains sujets.  L’explorateur vous aide à voir vos idées et à les développer à la bonne place. Cliquez sur celle que vous voulez travailler. Encore une fois, écrivez tout ce qui vous passe par la tête, sans aucune censure.
• Utilisez les puces, la numérotation et les retraits pour aligner votre texte

Remarque :
Oubliez le formatage, les paragraphes qui tombent sur 2 pages, l’espacement, etc.  Vous êtes à l’étape de création de votre texte. 

Relisez et travaillez votre texte

Là, c’est le temps de vous censurer. 

• Écourtez vos phrases, enlevez ce qui n’est pas nécessaire.
• Pour déplacer du texte, sélectionnez-le et draguez-le à la bonne place, plutôt que de tout réécrire.

Vous êtes satisfait de votre texte, maintenant c’est le temps de corriger les fautes.

Deuxième partie 

Vérifiez vos fautes 

• De français (trait rouge) ;
• De grammaire et de typographie (trait vert et/ou bleu)

Trucs et Astuces :
Faites un clic à droite sur le mot souligné, Word vous propose des choix, cliquez à gauche sur la souris pour sélectionner celui qui vous convient.

Ajoutez des images ou des zones de texte

Modifiez le format de vos styles s’il ne correspond pas à vos besoins

• Police, taille et couleur
• Les interlignes entre les lignes
• L’enchaînement entre les paragraphes (interligne)
• La veuve et l’orphelin

Mise en page

Utilisez le saut de section pour changer de chapitre ou pour modifier un des choix suivants.

• Ajouter une page de présentation si nécessaire (faites un saut de section par la suite)
• Choix des marges
• Choix du format de papier (8.5 x 11 ou 8.5 x 14)
• Orientation (portrait ou paysage)
• Ajouter un pied de page et la numérotation

Fignolage et esthétique:

• Ajouter des cadres autour de certaines parties du texte pour les faire ressortir
• Appliquer une couleur de fond dans votre cadre

Troisième partie 

Vous faites la troisième partie seulement quand le texte est parfait.

Faites vos coupures de mots

Modifiez – supprimez les numéros de page

• Enlever les numéros de page sur la page de présentation et sur les pages de la table des matières.

Faites votre Table des matières

• Remettre votre table des matières à jour chaque fois que vous faites des modifications.

Lecture finale

• Faites relire votre texte par quelqu’un pour être certain qu’il ne contient pas de coquilles. Sinon, attendez 3-4 jours et relisez votre texte. On a beau être précis et perfectionniste, il y a toujours quelque chose qu’on n’a pas vu ! 

Conclusion

• Vous êtes enfin prêt à imprimer votre texte ou à l’envoyer par courriel. 
• L’avantage d’avoir utilisé les puces, les retraits et les styles, c’est que votre texte est parfait du point de vue formatage, donc toutes les personnes qui le recevront par courriel recevront un texte qui se tient. 
• Par contre, si vous utilisez les espaces (barre d’espacement) pour vous aligner et les retours pour espacer vos paragraphes, votre texte aura l’air d’un brouillon peu importe le temps que vous aurez mis pour le faire.
• Si vous désirez envoyer votre texte sans que personne ne puisse le modifier, envoyez-le en format PDF. (Format inclus dans les versions 2007 et 2010)

Prenez l’habitude de travailler avec les styles et l’explorateur de document. Vos textes seront toujours bien structurés et vous ne pourrez plus vous en passer !

Voici un bref résumé :

◊Création du document

◊Relire et travailler le document

◊Vérifier les fautes

◊Ajouter des images, des zones de texte, etc.

◊Modifier les formats de vos styles

◊Police

◊Taille

◊Couleur

◊Interligne

◊Enchaînement de paragraphe

◊Mise en page

◊Page de présentation

◊Marge

◊Format de papier

◊Orientation du papier

◊En-tête, pied de page et numérotation

◊Fignolage et esthétique

◊Coupures de mots

◊Suppression des numéros de page

◊Table des matières

◊Lecture finale

◊Impression

 Voici des liens qui pourraient vous aidez :

http://www.helenemarchand.com/2010/07/12/word-les-styles/

http://www.helenemarchand.com/2010/08/02/word-%e2%80%93-mode-plan/

http://www.helenemarchand.com/2010/04/12/word-2007-comment-garder-solidaires-un-titre-et-un-paragraphe/

http://www.helenemarchand.com/2010/02/15/word-aligner-vous-sans-la-barre-despacement/

http://www.helenemarchand.com/2010/01/25/word-creer-une-page-de-garde/

http://www.helenemarchand.com/2010/01/11/tiret-insecable-et-espace-insecable/

http://www.helenemarchand.com/2009/12/21/coupure-de-mot-avec-word/

http://www.helenemarchand.com/2010/08/23/word-table-des-matieres/

http://www.helenemarchand.com/2010/05/17/word-2007-difference-entre-un-saut-de-page-et-un-saut-de-section/

http://www.helenemarchand.com/2010/09/13/word-2007-les-corrections-automatiques/

Bon travail

Hélène Marchand

Tags: style, word long document

Cette entrée a été publiée le lundi 6 décembre 2010 à 5 h 30 min, et rangée dans Non classé. Vous pouvez suivre les réponses à cette entrée via son flux RSS 2.0. Vous pouvez laisser un commentaire, ou faire un rétrolien depuis votre site.