La signature électronique et de la carte de visite (Outlook 2007)
Cette semaine, je vous entretiens de l’utilité de la carte de visite et d’une signature électronique. Vous voulez être dans les contacts de vos destinataires, facilitez-leurs la tâche!
Qu’est-ce qu’une carte de visite?C’est comme une carte d’affaires transmissible par courriel. La personne qui reçoit votre carte de visite vous inscrit dans ses contacts d’un clic de souris. Elle aura vos coordonnées sous la main en tout temps.
Qu’est qu’une signature électronique?
La signature électronique apparaît automatiquement dans le bas de vos courriels, donc plus besoin d’y penser. Vous pouvez signer, soit votre nom et les informations de votre entreprise, soit un petit mot gentil et votre nom et y insérer votre logo. La création de plusieurs signatures électroniques est possible, choisissez la plus appropriée lors de l’envoi, de la réponse ou du transfert d’un courriel. Elle est plus esthétique qu’une carte de visite, mais le destinataire doit toutefois prendre le temps de vous inscrire manuellement dans ses contacts. Posez-vous la question: « Prenez-vous le temps de le faire avec les courriels des autres? »
Vous voulez l’esthétique et le pratique, faites les deux!!! Ajoutez votre carte de visite à votre signature.
Comment faire
Pour créer votre carte de visite, ajoutez votre nom et vos coordonnées dans Nouveau Contact. Par contre, l’allure de la carte est moins « design ». On peut toujours la modifier, (double clic sur la carte dans votre contact) mais elle n’aura jamais l’allure de la signature.
Pour insérer une carte de visite dans vos contacts, double-cliquez sur le nom qui est situé dans l’attaché » ou un clic à droite sur la carte de visite et ensuite un clic sur « ajouter à mes contacts »
.
Pour créer une signature : menu Outils/Option/Format du courrier/Signatures, ensuite faites les étapes suivantes:
-1- Nouveau
-2- Définir par défaut la signature pour vos nouveaux messages
-3- Définir par défaut la signature pour vos réponses ou transferts
-4- Écrire votre texte et vos coordonnées avec le style que vous voulez
-5- Choisir votre carte de visite
-6- Insérer votre logo
Chaque nouveau courriel contiendra votre signature dans le bas et votre carte de visite s’affichera dans « Attaché » sous l’objet (voir l’image ci-dessus). Vous avez la possibilité de modifier en tout temps le texte de la signature dans le courriel. Vous pouvez enlever votre carte de visite du message et ne garder que la signature électronique. La carte de visite restera dans l’attaché, donc récupérable par le destinataire.
Rare sont ceux qui connaissent ce truc, la majorité des courriels que je reçois n’ont pas de carte de visite (Dommage!). Dans votre signature électronique vous pourriez écrire en dernier :
« P.-S. Si vous désirez m’inscrire dans vos contacts, double-cliquez sur mon nom dans l’attaché situé juste en dessous de l’objet, merci de votre collaboration ».
Ça y est, vous êtes dans leur contact; beaucoup plus facile à trouver et à rappeler!
À vos marques tout le monde, c’est le temps de faire votre carte de visite (contact) et votre signature électronique! Soyez imaginatif!
Bonne semaine tout le monde! Gardez le sourire, peu importe ce qui arrive!
Hélène
Tags: carte d'affaires, Carte de visite, Outlook, Signature électronique
Cette entrée a été publiée le lundi 14 décembre 2009 à 10 h 41 min, et rangée dans Outlook. Vous pouvez suivre les réponses à cette entrée via son flux RSS 2.0. Vous pouvez laisser un commentaire, ou faire un rétrolien depuis votre site.
Comment supprimer une carte de visite dans Outlook 2007 ? Je ne trouve nulle part de réponse à cette question. En effet, curieusement, supprimer un contact n’a pas pour effet de supprimer la carte de visite correspondante dans les outils de messagerie. Merci de m’éclairer.
Bien cordialement,
Alain de Bellabre
Bonjour Alain, si tu parles d’une carte de visite, c’est que tu as crée un contact donc tu dois détruire la carte de contact. Par contre si tu as fait une signature éléctronique et que tu as ajouté une carte de visite, tu peux aller dans Outils, Option, Format du courrier, signature et sélectionner la signature (qui inclue la carte de visite) à supprimer, cliquez sur supprimer pour la faire disparaître. C’est la méthode que je connais.
Donne-m’en des nouvelles
Hélène
Merci, Hélène, pour ta réponse. En fait, j’étais bien parvenu à effectuer cette suppression. Le seul problème, c’est que l’application gardait en mémoire ladite carte dans la liste des dernières cartes utilisées : lorsque je cliquais dessus, la carte indésirable était ainsi recréée. Il suffit de l’ignorer et elle finit par disparaître définitivement.
Bien cordialement,
Alain