Formations identifiées «Répondre à une réunion»

Outlook 2007 –Comment répondre à une invitation de réunion

Nous avons vu dans le blogue de la semaine passée comment envoyer une demande de réunion. Maintenant, voyons comment y répondre.

Suivi du message reçu par le participant

Message reçu dans la Boîte de réception

 Boite de réception_avis de convocation de réunion

L’icône représentant un calendrier indique une demande de réunion.

Ouverture du courriel

 Menu a ouverture du courriel

Lors de l’ouverture du courriel, vous devrez faire un choix pour répondre à votre interlocuteur:

Voici vos principaux choix de réponse :

icone accepterAccepter    Acceptez une réunion.  Celle-ci bloque votre plage horaire et vous recevez les mises à jour de l’organisateur. L’état du créneau horaire est Occupé(e) par défaut.

icone XRefuser    Refusez une réunion à laquelle vous ne pouvez pas participer. Si vous refusez une réunion, Outlook supprime l’élément de votre calendrier,  mais ne vous coupe pas de la réunion : vous recevez toujours les mises à jour si l’organisateur en apporte et vous pouvez y répondre. (Si vous voulez vraiment sortir d’une réunion, vous pouvez demander à l’organisateur de supprimer votre nom de la liste des participants.)

icone Poing interrogationProvisoire    Utilisez cette option si vous n’êtes pas certain de pouvoir vous y rendre. La réunion est planifiée dans votre calendrier et l’état du créneau horaire correspondant s’affiche aux autres avec la valeur Provisoire.

icone Proposition Nouvelle horaireProposer un nouvel horaire L’organisateur reçoit votre demande… mais comme pour tout ce qui concerne la réunion, c’est lui qui prend la décision finale sur la nouvelle heure de la réunion.

 Une fois que vous avez répondu, Outlook vous demande si vous voulez envoyer la réponse à l’organisateur.

 confirmation de la réponse

Modifier la réponse avant de l’envoyer    Utilisez cette option si vous voulez inclure un message à votre réponse. Lorsque vous répondez à un message, vous pouvez envoyer une note personnelle à l’organisateur.

Envoyer une réponse maintenant    La réponse à la demande de réunion est envoyée vers la boîte de réception de l’organisateur et l’entrée de réunion est mise à jour dans le calendrier.

Ne pas envoyer de réponse    La réunion est ajoutée à votre calendrier, mais l’organisateur de la réunion ne verra pas vos intentions. Faites attention, vous ne recevrez pas non plus les mises à jour apportées à la demande de réunion.

 Selon votre réponse, Outlook inscrit la réunion dans votre calendrier.


Exemple de calendrier contenant une réunion

 exemple calendrier avec demande de réunion

Si vous double-cliquez sur le rendez-vous, vous aurez ces informations.

 exemple info si on ouvre le calendrier


Voici le message que votre interlocuteur reçoit.

  message de interlocuteur

Vous pouvez maintenant envoyer ou répondre efficacement à une demande de réunion avec Outlook.  Je suis fière de vous!

Je m’adresse à mes lecteurs réguliers, ne lâchez pas, avec le blogue et les trucs et astuces d’Hélène, vous aurez le temps de respirer et les compagnies vous rechercheront pour travailler pour eux, car vous serez efficace!

Bonne semaine

Hélène


Contactez-moi
pour profiter
de mes formations
personnalisées et de
dépannage sur mesure,
info@helenemarchand.com
514-323-8569

Abonnez-vous gratuitement
aux trucs et astuces
en bureautique d’Hélène