Outlook 2007 -Inviter des participants à une réunion (1ère partie)

lundi 7 juin 2010

Convoquez des participants à une réunion avec Outlook. Vous serez certain de rejoindre tout le monde sans perdre votre temps à parler à des boîtes vocales!

Le participant vous répond et la réunion s’inscrit automatiquement dans son calendrier.  S’il la supprime, vous en serez informé.

Si vous modifiez une donnée, par exemple l’emplacement de la réunion, Outlook garde en mémoire votre liste de participants, et tout le monde aura l’information. Vous serez certain de ne pas oublier personne.

Vos réunions doivent avoir lieu pour les 3 prochaines semaines le mardi? Utilisez la périodicité.

Vous voulez être efficace au maximum, créez-vous une liste de distribution par comité et utilisez-la lors de votre convocation.

Procédure pour envoyer une demande de réunion

 

 Remplissez les informations. Pour le A: créez et utilisez une liste de distribution.

Contrôler les réponses:

• Demander une réponse ;
• Permettre de nouvelles propositions d’horaires.  Si vous avez un groupe avec plusieurs participants, évitez de cocher cette option.

 

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Le suivi d’une réunion pour l’organisateur

Exemple de réponse d’un participant

 

Exemple de confirmation des participants

 

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Cliquez sur l’icône planification pour enlever ou ajouter des participants. Vous spécifiez par un crochet les participants qui recevront les informations lors des modifications.

 

Apporter des modifications à une réunion et envoyer une mise à jour

L’organisateur peut modifier sa demande de réunion en double-cliquant dans le rendez-vous.  Ensuite, il peut apporter les corrections et envoyer une mise à jour avec le bouton à cet effet. Outlook vous demandera de confirmer à qui vous voulez envoyer votre mise à jour.

Note:
Celui qui envoie le premier courriel demandant une réunion est l’organisateur.  Une fois que vous êtes organisateur d’une réunion, vous le demeurez.
Un participant qui refuse une réunion reste quand même dans la liste des participants.

La semaine prochaine, le blogue expliquera comment répondre à une demande de réunion.
Bonne semaine
Hélène

Tags:demande de réunion, Réunion avec Outlook
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