Outlook: liste des tâches

Bonjour à tous,

Voici une nouvelle année qui commence.   Avez-vous fait la liste de vos buts et des tâches à effectuer au cours de l’année 2010, par exemple le paiement des TPS et TVQ au gouvernement? Arrêtez d’utiliser des bouts de papier (que l’on finit toujours par perdre de toute façon) et servez-vous des tâches d’Outlook comme aide-mémoire. Respectez les délais en ajoutant une date d’échéance et une date de rappel.

Les avantages:

Outlook vous rappelle les tâches qui arrivent à échéance. Bien sûr, à la création de la tâche, vous aviez pris soin de cocher la case rappel et de lui donner une date logique.   Ne vous mettez pas dans l’eau bouillante, demandez un rappel quelques jours avant votre date d’échéance pour avoir le temps d’exécuter le travail malgré tous les imprévus toujours possibles! 

Vous exécutez des tâches de façon répétitive toutes les semaines (les salaires), les mois (paiement au gouvernement), une fois par année (le rapport de la CSST)? Utilisez l’icône de la périodicité et cochez le rappel. La périodicité vous aide à enregistrer une tâche exécutable sur un certain laps de temps de façon régulière (jour, mois, année), par exemple la production d’un rapport hebdomadaire pour les 6 prochaines semaines.   Si la date d’échéance venait à changer, vous ne la modifieriez qu’une fois. À chaque fois que vous marquez la tâche comme terminée, la nouvelle date d’échéance se change automatiquement pour la suivante.

Vous devez vous absenter pour les vacances, pour un congé de maladie, la personne qui vous remplace aura l’information nécessaire à portée de la main pour exécuter vos tâches dans les délais fixés. Prenez le temps d’indiquer tous les détails pertinents reliés à cette tâche.

Vous modifierez facilement les renseignements tels que les dates d’échéance, l’état, etc. sans avoir à tout retranscrire sur du papier que l’on finit toujours par perdre.

Votre superviseur vous demande où vous en êtes rendu dans une tâche, envoyez-lui vos notes par courriel ou imprimez-les. Répondez avec exactitude aux questions sur l’état d’achèvement, la date de remise,  les personnes qui ont reçu les documents, etc. pour chaque tâche que vous effectuez. Le bout de papier ne vous donne pas cet avantage. (La plupart du temps, il n’existe plus!)

Vous assignez une tâche à quelqu’un d’autre et continuez d’en suivre l’exécution. Vous êtes le seul à décider si la tâche est terminée ou non. Vous avez le plein pouvoir sur cette tâche. Elle paraît dans vos listes et dans celles de l’exécutant.

Comment afficher les tâches efficacement

Vous changez le mode d’affichage pour qu’il corresponde aux besoins du moment. Vous vous sentez déprimé, regardez les tâches terminées, vous verrez votre efficacité!  Vous manquez de temps, regardez les tâches en retard et commencez par celles-ci. Vous en voulez plus, triez la colonne qui vous convient en double-cliquant sur son titre. 

Maintenir à jour les tâches

Faites le suivi de vos tâches. Indiquez l’état et le % de réalisation pour préciser son degré d’achèvement. Prenez le temps de compléter vos observations : qui a le document en main, les demandes de vos patrons, les dates et le nom des personnes à qui vous demandez de l’information, en d’autres mots tous les renseignements qui vous seront nécessaires un jour ou l’autre.

Prenez plaisir à les rayer au fur et à mesure de leur réalisation (   marquer comme terminée dans le ruban Tâche).

Flag flag provenant des menus Contact et Courriel

Chaque fois que vous utilisez un flag ou un indicateur / dans vos courriels ou dans vos contacts, vous indiquez que vous avez une tâche à faire. Vous trouverez la liste de ces tâches dans le menu tâche.

Procédure pour enregistrer une tâche :

  1. Menu tâche (en bas, à gauche)
  2. Nouveau (en haut, à gauche)
  3. Compléter les informations demandées
  4. N’oubliez pas de cocher le rappel pour être averti avant la date d’échéance.

Apprendre à utiliser la fonction  des tâches, c’est l’adopter! Fini les bouts de papier égarés!

Bonne semaine à tous!

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